Krav til utfylling av reiseregninger

Krav at reiseregninger alltid dokumentasjon

Ansatte på tjenestereise har ofte avtalt med arbeidsgiver at de skal få reiseutgiftene dekket. Dette kan være utgifter til mat, overnatting, drosje mv. For at utgiften skal kunne dekkes skattefritt er det et krav om at den ansatte må levere et bilag og/eller levere en reiseregning til arbeidsgiver.

Så hva skal en reiseregning inneholde? Det varierer avhengig av hva som dekkes og hvordan utgiften dekkes. Det må skilles mellom refusjon av faktiske utlegg og det som kalles utgiftsgodtgjørelser.

Refusjon av utgifter basert på kvittering

For at en refusjon av utgifter pådratt under utførelse av arbeid skal kunne utbetales trekkfritt, må den ansatte levere en kvittering el som oppfyller bokføringslovens krav. Videre er det et krav om at den ansatte må gi noen opplysninger, opplysningene må fremgå bilaget eller av en reiseregning hvor bilagene heftes ved.

Når det refunderes reise- og oppholdsutgifter må følgende angis:

• navn på arbeidstaker
• navn på øvrige arbeidstakere dersom utgiften gjelder andre
• formål
• hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på

Refusjon av utgifter hvor det ikke foreligger bilag

Ved refusjon av utgifter til reise med offentlig kommunikasjon og nødvendige småutgifter er det åpnet for å få refundert utgifter uten at bilaget leveres til arbeidsgiver. Utgiftene må imidlertid spesifiseres enkeltvis på en reiseregning.

Nødvendige småutgifter kan for eksempel være bompassering, parkometerutgifter, tunellavgift og lignende. Ved refusjon av småutgifter må det på bilaget eller som vedlegg til bilaget opplyses om:

• arbeidstakers navn, adresse og underskrift
• dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
• formål med reisen
• hvilke arrangementer den reisende har deltatt på

Ved dekning av reiser med offentlig kommunikasjon uten bilag skal det i tillegg til ovennevnte opplysninger også gis informasjon om hvilket kommunikasjonsmiddel som er benyttet og billettpris på strekningen.

Diettgodtgjørelse

Dekkes mat som diettgodtgjørelse leveres ikke bilaget, da er det arbeidstakeren selv som må lage “bilaget” i form av en reiseregning. Det stilles krav til hva som må angis på reiseregningen. Kravene er noe forskjellig avhengig av om arbeidstaker er på en dagsreise eller en overnattingsreise.

Les mer: Diettgodtgjørelse på reiser med påfølgende døgn.

Regler for overnattingsreise

Skal du sove over én eller flere netter, må det angis:

• navn og adresse på den ansatte
• dato og klokkeslett for både avreise og hjemkomst for hver tjenestereise
• formålet med reisen
• hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
• navn og adresse på overnattingsstedet
• ved flere overnattingssteder skal datoene samt navn og adresse for hvert overnattingssted fremkomme
• ved overnatting på en hybel/brakke med kokemuligheter eller privat er det ikke noe krav til å føre opp navnet på overnattingsstedet
• type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji. Det skal angis på reiseregningen om overnattingsstedet har kokemulighet
• underskrift

Regler for dagsreise

Er du på en dagsreise, er det de samme kravene som over, men du trenger (selvfølgelig) ikke å angi overnattingsopplysningene. Det er ingenting i veien for å ha flere reiser på én og samme reiseregning, men vær klar over at opplysningene over må fremgå for den enkelte tjenestereise.

Bilgodtgjørelse

Bruker ansatte egen bil i tjeneste for arbeidsgiver er det vanlig å få betalt bilgodtgjørelse. Vær klar over at dette er den eneste måten å dekke utgifter til bruk av egen bil i arbeidet. Vi har sett noen tilfeller hvor arbeidsgiver går med på å dekke bensinregninger ol. Velger man den siste varianten må likevel arbeidstaker skrive en reiseregning/kjøreoppgave, og utbetalingen må avregnes mot satsene for kilometergodtgjørelse.

Reiseregningen (kjøreoppgaven) må inneholde:

• navn og adresse på den ansatte
• dato for både avreise og hjemkomst for hver tjenestereise
• formålet med reisen
• hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
• fremstilling av reiseruten med angivelse av
• utgangspunkt og endepunkt på reisen
• lokal kjøring på oppdragsstedet
• årsaken til eventuelle omkjøringer
• navn på passasjer det kreves passasjertillegg for
• totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller
• underskrift

Les mer: Bilgodtgjørelse – dette er de gjeldende satsene

Hva menes med formål?

På alle reiseregninger samt ved refusjon er det et krav at formål angis på bilaget eller på reiseregningen. Hvor nøye må formålet angis? Det er det ikke alltid lett å svare på, men formålet skal bidra til å sannsynliggjøre at utgiften som er pådratt er tjenesterelatert. Et ullent eller dårlig formål vil nok kunne medføre at skattemyndighetene ved en kontroll stiller spørsmålstegn ved reiseregningens berettigelse.

Ved krav om bilgodtgjørelse er det et krav om at reiseruten angis. Vi ser at ansatte ofte skriver en for dårlig reiserute. Mange skriver bare bynavn på reiseruten, f.eks Oslo-Sandefjord. For å være sikker på kravet til reiserute er oppfylt bør hovedregelen være at gatenavn og stedsnavn angis for hvert oppdragssted på reisen når reiseregningen skrives.

Underskrift i reiseregningen

Reiseregninger skal underskrives. Flere og flere benytter seg av elektroniske reiseregningssystemer. Er det mulig å unnlate å skrive ut reiseregningene og bare la dem «flyte» i systemet?

Skattedirektoratet har i en uttalelse 8. juli 2004 åpnet for elektroniske signaturer. Imidlertid fremgår det av uttalelsen at det stilles strenge krav til sikkerhet i systemet for at kravene til underskrift er ivaretatt. Systemet må gi tilfredsstillende sikkerhet for at korrekt utsteder er angitt. Reiseregningen skal heller ikke kunne endres etter utstedelse og attestering.

Det er arbeidsgivers ansvar å vurdere om reiseregningssystemer er tilfredsstillende i forhold til skattetrekkreglene.

3 fordeler med elektronisk reiseregning…

Du tar bort en byrde fra de ansatte, du får et nøyaktig kostnadsbilde og i tillegg kommer ingen papirkvitteringer på avveie.