Lønn og HR
Når stadig flere ledere rundt deg oppdager de åpenbare konkurransefortrinnene nettbaserte systemer gir, gjør du deg selv en bjørnetjeneste om du ikke handler du også.
Det er jo her de ansattes lønninger, sykemeldinger, permisjoner, ferie og reiser ordnes. Systemet har over tid gjerne blitt tilpasset, oppgradert, utviklet og ikke minst er det fylt med store mengder data om ansatte.
Så kommer den dagen hvor dere tenker at dere ikke ønsker ytterligere tilpasninger, men heller gå over til et mer fremtidsrettet system. Skyen er et naturlig valg, men hva innebærer det egentlig? Vi guider deg gjennom de viktigste endringene.
De tre største ulemper ved ditt nåværende lønnssystem er typisk:
Et lønnssystem i skyen, innebærer mer forutsigbare kostnader. Du betaler kun for de brukerne og de tjenestene som du trenger. I motsetning til lokalinstallert programvare, kan du i en skyløsning se bort fra kostnader som drifting av systemet, vedlikehold av systemet og serverutgifter. Du slipper også kostnader ved å oppgradere systemet ditt. I en skyløsning er som regel følgende inkludert i prisen:
Et skysystem vil være tilgjengelig på alle dine enheter, når og hvor som helst. Dette kan bidra til økt produktivitet ved at du kan gjøre enkle oppgaver med sikker tilgang mens du er på farten, om hverdagen din krever det innimellom, eller i rolige omgivelser på hytta. Lønnsansvarlig trenger ikke være fysisk på jobb for å kjøre lønn, det skaper både mer fleksibilitet og ikke minst frihet.
Systemet er til enhver tid oppdatert i henhold til gjeldende lover og regler, slik at du slipper å gjøre noe annet enn å overvåke og kontrollere – og etter hvert lære deg å gi slipp på ansvar.
Skybaserte løsninger innebærer at oppdateringer lanseres på samme tid for alle brukere. Du slipper derfor å booke konsulenttid for å oppdatere systemet. Dette betyr også at du slipper kostnaden knyttet til drift og oppdatering.
Gjennom automatisering kan du tilpasse lønnssystemet til arbeidsflyt og prosesser som passer din bedrift. Behandling av dokumenter kan utføres automatisk til en tidsplan som passer din bedrift, og med mulighet for å sette opp varsler for økt kontroll. Mange manuelle oppgaver blir automatisert, slik at det blir mindre å huske på for deg. For eksempel gir systemet automatisk beskjed til en ansatt når antall egenmeldingsdager er brukt opp. Et annet eksempel er automatisk datostyring, der systemet selv korrigerer slik at du slipper å huske på ting som vil skje fram i tid.
Servere, backup-rutiner og installasjoner tar de fleste tilbydere seg av på en sikker måte i skyen. Du trenger derfor ikke å bry deg med de tradisjonelle utfordringene som følger med det å ha løsningen på egen server. Oppgraderinger, konsulenttimer og store investeringer blir historie, du vil alltid jobbe i den nyeste versjonen.
Flere lønnssystemer i skyen tilbyr integrasjoner mot andre systemer gjennom åpent API. Det betyr at du kan legge til annen HRM-funksjonaliteter, og dataene flyter fra det ene systemet til det andre uten manuell punching.
Mange av de manuelle oppgavene lønnsansvarlig gjør i dag, vil fordeles til de ansatte på apper de bruker selv, eksempel føre timer, registrere ferie, fravær, reiser og utlegg. De ansatte får også tilgang til lønnsslippene sine hele tiden, så du vil unngå forespørsler om disse. Appene er laget slik at de både skal være enkle og brukervennlige, men også fange opp feil – slik at lønnsgrunnlaget ditt blir riktig.
Leverandører av skyløsninger har ofte høyere sikkerhet enn tradisjonelle løsninger, særlig de store og etablerte leverandørene. Du kan for eksempel være trygg på at tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak er på plass for å beskytte data mot tap, misbruk og uautorisert endring.
Når bedriften din vokser og du får nye behov, kan du utvide et system i skyen med noen få tasteklikk. Bedriften din blir dermed mer smidig og fleksibel, klar til raskt å tilpasse seg endrede markedssituasjoner og gripe teknologiske muligheter som oppstår.
I skybaserte tjenester kan du regulere brukerlisenser til en hver tid. Da vil ressursene med riktig kompetanse gjøre de riktige arbeidsoppgavene. Skytjenester er i tillegg automatiserte, og de ansatte som tidligere har punchet manuelt, kan la systemene gjøre den praktiske jobben, helt uten manuelle feil. Det sparer bedriften din for dyrebar tid.
Slik er det skybaserte lønnssystemet, Payroll.
