Upresis budsjettering i Excel

Når budsjettering i Excel blir en upresis tidstyv

Hvorfor skal du bruke tid på å kopiere data fra et system til et annet system, celle for celle? Bruk Excel smartere med direkte tilgang til økonomisystemet ditt.

Les mer: Slik jobber budsjetterings- og rapporteringsverktøyet i ERP-systemet Business NXT for deg. 

Bedre kontroll og kvalitet på bedriftens budsjett i skyen

• Uten statiske Excel-ark unngår du vanlige registrerings- og duplikatfeil.
• Du er alltid på riktig versjon og slipper å samle data fra diverse regneark.
• Du slipper tunge prosesser ved deling av budsjettformularer.
• Dere kan jobbe sammen på tvers av bedriften på en enklere måte fordi systemene har oppdaterte data og snakker sammen.
• Alle budsjetter blir samlet til et hovedbudsjett helt automatisk når budsjetteier lagrer tallene tilbake til systemet.
• Du kan i løpet av året gjøre endringer på budsjettet og oppdatere prognosen. Slik får du et styringsverktøy for kostnader og fremtidige inntekter.
• Budsjettansvarlig får kontroll over hele budsjettprosessen og løpende dialog med de andre budsjettdeltakerne.

Du har altså alltid tilgang på oppdaterte data og sitter igjen med færre feil. Det gir deg enda bedre kontroll og mer tid til kvalitetssikring.

Les mer: Hva bør du se etter i et rapporterings- og budsjetteringsverktøy?

Fordelene for deg som er budsjettansvarlig

• Du kan designe egne budsjettmaler, og du kan bruke og endre maler som allerede er tilgjengelig.
• Du kan sende ut budsjettformularer fra løsningen til budsjetteiere med tidsfrist, og gi dem tilgang til å legge inn budsjettall i tilsendte scenarioer.
• Du kan følge progresjonen i budsjettinnleggingen underveis med et kontrollverktøy. Her får ansvarlige et oversiktsbilde som viser hvor langt i prosessen de enkelte budsjetteierne har kommet. Det bør også være enkelt å kommunisere underveis via en chat.
• Du mottar varsel i løsningen eller på e-post når et budsjett er sendt til godkjenning fra budsjetteiere. Budsjettansvarlig får da mulighet til å godkjenne eller avslå. Hvis budsjettinnleggingen avslås, blir det sendt i retur til budsjetteier med eventuelle kommentarer.
• Når budsjettet er satt, kan du bruke livedata i rapporter for avvikskontroll og oppfølging av budsjettene i samme skyløsning. Alt på ett sted!

Hvordan skal du velge riktig system?

For å velge systemet som skal oppfylle alt dette, må du evaluere. Det viktigste er at det skybaserte systemet svarer på de forventningene og behovene du vet at bedriften din har.

1. Systemet må være integrert med økonomisystemet ditt
Med integrasjon mot økonomisystemet vil historiske data være tilgjengelig i budsjettet. Alle tabeller og felter fra økonomisystemet bør være tilgjengelige for deg når du skal budsjettere.

Les mer: Få kontroll på bedriftens økonomi med OneStop Reporting.

2. Systemet skal la deg lage akkurat de budsjettene du vil ha
En skybasert løsning lar deg fritt velge detaljeringsnivå på budsjettdataene – og utforming av budsjettmodell. I tillegg er det viktig at du skal kunne lage prognoser som er basert på faktiske tall og opprinnelige budsjetter. Det gir et godt beslutningsgrunnlag.

3. Systemet må ha en Excel add-in
Med designfunksjonene i Excel kan du lage akkurat de formularene du trenger. Men med en skybasert løsning som tilbyr Excel som add-in, får du i tillegg tilgang til andre dynamiske funksjoner som vil gjøre det mer effektivt å lage og gjøre endringer i formularene dine. Hvis du for eksempel gjør endringer i en rad, vil endringen automatisk oppdateres i alle andre rader du vil at den skal gjelde.

4. Systemet må bidra til en arbeidsflyt med kontroll på registreringsoppgaver
Hvem har tilgang til hvilke formularer? Hvilke kostnader skal inn i hovedformularet, og hvilke oppgaver skal ulike budsjettdeltakere gjøre? Her er det viktig at løsningen skal gi deg funksjoner for detaljering, kommentarmuligheter og samarbeid i formularene. 

På den måten har budsjettansvarlig full kontroll på prosessen og tilbakemeldinger, og godkjenningsprosesser blir smidigere.