Er du lei av å se arbeidstimene forsvinne mellom fingrene på deg – og dine ansatte – fordi det stadig må graves opp papirkvitteringer som må føres, leveres og behandles? I denne guiden gir vi deg svaret på de tre vanligste spørsmålene om elektroniske utlegg og reiseregninger:
Utlegg og reiseregninger –alt du trenger å vite
1. Hvorfor automatisere utlegg og reiseregninger?
Norsk næringsliv kan spare 1,2 milliarder Norske arbeidstakere fører hvert år over 16 millioner reiseregninger. 16 millioner! Hver eneste reiseregning må fylles ut, papirkvitteringer spares på, leveres til leder, leses og behandles, og alt må kontrolleres mot gjeldende lover og regler før de til slutt kan godkjennes og betales ut. Var det noen som sa tungvint –ja, kanskje til og med sløsing med tid? Du er ikke lenger forpliktet etter loven å spare på krøllete kvitteringer og skrive ut elektroniske billetter. Orginalitetskravet for reise- og utleggsregninger ble opphevet i 2014. Regelendringen kom i kjølvannet av en utredning fra NRS om forenklinger i regelverket for bokføring. Der ble det anslått at gevinsten ved fulldigitalisering av reise- og utleggsregninger i norsk næringsliv lå på 1,2 milliarder kroner. Når ett utlegg i gjennomsnitt tar 10 minutter å behandle, hvor mye tror du din bedrift kan spare?
2. Så hvorfor bør bedriften din automatisere reiseregninger og utlegg?
Ta bort en byrde fra de ansatte
Utfylling av skjemaer i forbindelse med reise eller utlegg blir nok av mange sett på som et lite ork. Kanskje utsettes det igjen og igjen, også. Alle slike oppgaver som henger over oss kan bidra til motløshet og dermed sette kjepper i hjulene for produktiviteten. Ved å gjøre det enkelt for de ansatte å føre utlegg og reiser, kan du kanskje løfte en byrde bort fra skuldrene deres?
Få et nøyaktig kostnadsbilde
Hvorfor er det et problem for deg at ansatte utsetter å føre reiseregninger eller utleggskrav? Vel, du mister oversikt over utestående utgifter i bedriften. Har du automatiserte rutiner for føring av kvitteringer i bedriften din, øker sannsynligheten for at de ansatte kostnadsfører fortløpende. For deg som leder vil det bety at du kan slippe plutselig å få et overveldende stort lass med utgiftsposter.
Ingen papirkvitteringer på avveie
Mistede kvitteringer, krøllete kvitteringer og kvitteringer man ikke helt husker hva var for: Å skulle ta vare på papirkvitteringer og bruke Så hvorfor bør bedriften din automatisere reiseregninger og utlegg? 2.disse i utfylling av reiseregninger kan by på problemer. Dette er en av årsakene til at utfylling av reiseregninger kan være frustrerende for de ansatte.
Slipp å lese regelverk med lupe
Å fylle ut reiseregninger kan være komplisert fordi både de ansatte og lønningsansvarlig må holde seg oppdatert på gjeldende satser og stadige regelendringer. Dette resulterer ofte i mangelfulle eller feil utfylte reiseregninger. Ved en manuell prosess betyr dette en tidkrevende og ofte frustrerende prosess: La oss si at en ansatt fyller ut reiseregning med feil og mangler og leverer til lønningsansvarlig. Lønningsansvarlig gjennomgår reiseregninger og oppdager feil og mangler. Reiseregning leveres tilbake til medarbeider med beskjed om å fylle ut på nytt. Ved automatisering vil løsningen automatisk sørge for riktige satser, og den vil si ifra dersom opplysninger mangler. Automatiske rutiner gir færre feil Ved å bruke en elektronisk løsning for registrering av reiser og utlegg, som er integrert med bedriftens lønnssystem, vil alle data som er registrert i løsningen for reiser eller utlegg automatisk dukke opp i lønnssystemet. Lønningsansvarlig slipper dermed å måtte bruke tid på å punche data.