Det todelte ansvaret mellom regnskapsbransjen og systemleverandørene

Geir Braathe er daglig leder i regnskapsbyrået Abacus Ratio. Han er frustrert over opphenget både bransjen og systemleverandører har i detaljer, fremfor helheten. For hvordan skal bransjen kunne effektiviseres hvis vi ikke samarbeider og kommuniserer tydeligere om behovene som systemene skal dekke gjennom hele prosessen? 

– Regnskapsbransjen må eie prosessen og behovet. Programvareleverandøren må eie løsningen på behovet.

Todelt ansvar

Kort oppsummert mener Geir at vi begge må bidra, og være klar over våre roller i utviklingen av de systemene som regnskapsbransjen skal bruke.

– Det er sikkert mange som mener at regnskapsbransjen skal eie utviklingen i forbindelse med utvikling av systemene de bruker. Det mener ikke jeg. Da kommer bransjen på hæla fordi vi ikke vil være i stand til å forstå hva vi skulle fått til før det er for sent. Jeg mener at regnskapsbransjen må eie prosessen og behovet. Programvareleverandøren må eie løsningen på behovet.

Gratis guide: Fordeler og ulemper med ulike prismodeller i regnskapsbransjen.

Etterlys og by på kunnskap!

Geir mener det er viktig at begge leirer blir mer opptatt av å både hente innsikten som mangler og dele den innsikten du har. Han oppfordrer flinke fagfolk rundt om i landet til å by mer på seg selv.

– Det finnes så mange flinke ressurspersoner rundt om i Norge, og de burde spandere tid på systemleverandørene for å få sitt område optimalt. Systemleverandørene kan legge til rette for en sånn type samhandling slik at de får innsikt rett fra kilden. De aller fleste systemleverandørene hadde også vært tjent med å ha intern fagkompetanse. Da snakker jeg kun om den helt grunnleggende forståelsen. Programvareleverandøren sitter jo ikke på regnskapsførerens kompetanse. 

For å få til dette, mener Geir blant annet at Regnskap Norge må være enda mer aktiv inn mot systemleverandørene, og omvendt. Han foreslår også et mellomledd i byråene, enten fra en forhandler eller konsulent, men helst et byråledd som gjør tilsvarende prosesser for mange kunder slik at de vet hva som er den optimale prosessen. Da kan dette leddet dele denne innsikten med både kunde og systemleverandør.

– Det blir avgjørende med tverrfaglige team hos regnskapsbyråene slik at vi ivaretar den tradisjonelle kompetansen som er i byrået, og samtidig klarer å formidle den i en kontekst med helt andre mennesker som ikke har den faglige bakgrunnen.

Hemmelighold ødelegger utviklingen

Får vi samlet personer, som både vil og ønsker et slikt samarbeid som Geir beskriver, vil vi kunne få den effekten at systemene utvikler seg raskere og bedre. 

– Jeg tror det ville være en veldig klok løsning, men den er krevende! Fagpersonen må for eksempel sette av god tid når systemleverandøren kommer tilbake med en funksjonalitet. Systemleverandørene på sin side, må slippe inn eksterne tett på utviklingsprosessen. Historisk sett har utviklingen av systemene vært skjermet og bevart hemmelig til systemet er ferdig. Det funker ikke.

– Systemleverandørene må slippe inn eksterne tett på utviklingsprosessen. Geir Braathe, daglig leder i Abacus Ratio.

Les mer: Oppnå og utnytt effektiviseringsgevinsten i regnskapsbyrået.

Det manglende samarbeidet fører til feilprioriteringer

Geir synes vi har diskutert regnskapsbransjens behov altfor snevert. Istedenfor å se på hvordan vi kan gjøre den samlede verdikjeden bedre, har vi snakket om hvordan de mindre oppgavene kan effektiviseres.

– For eksempel detaljen om punche-bildet for variabel lønn som Visma Software utviklet i Payroll. Det skulle hverken vært bedt om fra regnskapsbransjen eller godtatt av Visma Software som systemleverandør. Vi må løfte blikket for hele verdikjeden utenfor de spesifikke oppgavene vi sitter med, og heller spørre, “hvorfor puncher vi i det hele tatt?!”. 

Han er ikke i tvil om hvor begge parters oppmerksomhet må rettes for at vi ikke skal gå i helt feil retning.

– Forståelsen for at vi ikke skal bruke tid på unødvendig godkjenning, er mangelfull i hele verdikjeden.

Les mer: Produktråd bidrar til videreutvikling av lønnssystem for regnskapsbyrå.

Rett oppmerksomheten mot prosessen som helhet

– Det som trenger mest oppmerksomhet akkurat nå er forståelsen for at det ikke er meningen at vi skal ta i alle bilag. Mange leverandører, og enda flere regnskapsførere, ønsker “ok” eller “bekreft”-knapper som godkjenner et bilag. Å tviholde på dette leddet gir hverken bedre kvalitet eller fremdrift. Forståelsen for at vi ikke skal bruke tid på unødvendig godkjenning, er mangelfull i hele verdikjeden. Helt fra kunden, gjennom regnskapsføreren, systemleverandøren og myndighetene.

Han etterlyser leverandører som våger å endre tema.

– Det er få systemleverandører som velger å gå mot strømmen, og heller fronter at de har tatt vekk et unødvendig skjermbilde, nettopp for å effektivisere prosessen og gi systemet bedre kvalitet hvis logikken bak er regelstyrt og KI brukes der den burde.

Les mer: På tide å prise regnskapsjobben riktig?

Hvilke forventninger skal du ha til systemleverandøren din?

For deg som kanskje står midt i valget mellom ulike systemleverandører, mener Geir at det er særlig tre faktorer en systemleverandør skal levere på.

1. – Vær trygg på at IT-sikkerheten din blir ivaretatt! IT-sikkerhet har gått fra å være litt viktig, til å være helt avgjørende. Det er en dramatisk forskjell på få år, og kommer også til å bli mer sentralt i årene som kommer! 
2. – Ting skal rett og slett virke, og systemene må være i tråd med lovverket. Det skjer overraskende mange endringer med lovverket hele tiden som får overgripende konsekvenser. 
3. – Noe som kommer til å skille mellom de gode og de dårlige systemleverandørene, er evnen til å integrere med tredjeparter.  Det må eksistere en forståelse for at annen kildedata skal henge sammen med prosessen. Det finnes mange utviklere som er flinke til å lage helt grunnleggende integrasjoner, men mange glemmer at det er en prosess og et behov som skal dekkes, ikke et felt som skal oppdateres. 
   

– Disse tre faktorene må være på plass!, avslutter Geir.

Gratis guide: Fordeler og ulemper med ulike prismodeller i regnskapsbransjen.