Som regnskapsbyrå kan du velge blant flere prismodeller for å lykkes i markedet. Tradisjonelt har timepris vært en viktig modell regnskapsbyråene har benyttet seg av i sine kundeforhold, men i nyere tid er det utviklet flere måter å prise tjenestene på. Regnskapsbransjen er som alle andre bransjer i endring. Avhengig av dine ressurser og ambisjoner, kan det kanskje være større suksess å benytte seg av en prismodell som står i stil med endringene i markedet. I denne guiden vil vi gå gjennom de ulike fordelene og ulempene med de vanligste prismodellene.
Timepris
Med timepris fakturerer du for timene ditt regnskapsbyrå bruker på oppdrag.
Fordeler:
- En ærlig og tillitsbasert modell: Timepris anses som en ærlig modell hvor du blir belønnet for tiden som brukes til å fullføre oppdraget. Timepris er også en tillitsbasert prismodell. Derfor legger regnskapsfører til en spesifikasjon for å se hva tiden har blitt brukt på.
- Enklere innsalg: Timepris kan oppleves som enklere å selge inn enn andre prismodeller. Eksisterende kundeforhold har allerede et grunnlagsmateriale det kan bygges videre på, og gir begge parter et estimat på hva totalsummen kommer til å bli når oppdraget er fullført.
Ulemper:
- Usikkerhet rundt rettferdig prising: Det blir fort en diskusjon om timepris i salgsmøter. Skal den være X eller Y? Byrået burde kanskje fokusere mer på tjenesten og verdien de leverer enn hva timeprisen er.
- Uforutsigbarhet for kunde: Hva totalprisen på oppdraget faktisk blir avhenger av hvor lang tid regnskapsfører bruker. Tidsbruken avhenger av en rekke faktorer, feks; hvor erfaren/dyktig regnskapsfører er, hvilke verktøy/systemer regnskapsfører har tilgjengelig, hvor god sluttkunde er til å levere fullstendig dokumentasjon til riktig tid, og hvor komplekst regnskapet til nettopp dette selskapet er. Derfor er timepris veldig uforutsigbart for både kunde og byrå - tidsbruken kan variere enormt på tilsynelatende like kunder.
- Ufortsigbarhet for byrået: Alle faktorer som hindrer byrået i å utføre oppdrag, som sykdom, ferie og interntid, kan ha en direkte negativ påvirkning på inntjeningen og omsteningen.
Fastpris
Med fastpris tar du et fast beløp per oppdrag, eller ulike deler av et oppdrag.
Fordeler:
- Forutsigbarhet for byrået: Den største fordelen med fastpris er forutsigbarheten forbundet med modellen, uavhengig av sykdom, ferie, og interntid. Med en fastprisavtale på tjenester er det lettere for regnskapsbyrået å beregne inntekt, uavhengig av tiden det tar å fullføre et oppdrag.
- Forutsigbarhet for kunden: For kunde har fastpris også stor verdi, ettersom de på forhånd vet hva prisen på regnskapet er hver måned. Det gjør det enklere å holde kostnadene stabile.
- Teknologigevinst: Med fastprisoppdrag er byrået også bedre rigget til å ta i bruk ny teknologi og forbedre tjenestene ettersom de ikke er avhengige av at hver eneste time er fakturerbar. Ved å ta i bruk mer moderne verktøy, kan regnskapsfører jobbe mer effektivt og spare mye tid. Dette gir mulighet for å behandle flere kunder, enn det man gjør ved å ta i bruk tradisjonelle midler.
Unngå fallgruvene med fastpriser:
På fastprisoppdrag er det viktig å definere hva som inngår i fastprisen og hva som faller utenfor. Det kan for eksempel avtales fastpris på regnskap, lønn og rapportering samlet eller hver for seg, men for å treffe på fastprisen bør det settes strenge forutsetninger over hva som er inkludert i fastprisen, og hva som kreves av kunde for at fastprisen skal gjelde. Ved avvik bør det bli fakturert tillegg i henhold til egen prisliste. I denne prislisten kan det f.eks være definert hva det koster per bilag over avtalt volum, eller for ekstraarbeid som følge av at kunde ikke har levert informasjon til riktig tid. Kunden kan i tillegg ha behov for tjenester utenom fastprisen. Som rådgivning eller bistand ved bokettersyn - disse tjenestene må da prises i tillegg. Enten som egne fastpriser eller på timebasis.
Ulemper:
- Utfordrende innsalg: Det kan være utfordrende å få frem hvorfor fastprisen er satt som den er satt. Sannsynligvis er det mange ulike komponenter som ligger til grunn for å komme frem til fastprisen. Om kunde forventer å vite hvordan prisen er satt, så krever dette en gjennomgang av alle disse. Fordelen med dette er derimot at du får fokusert på leveransen og verdien du leverer.
- Kunden tar risiko: En fastprisavtale kan oppleves som vanskeligere å argumentere for enn timepris. Det må gjøres grundig arbeid før avtalen tegnes, og dette kan ta lang tid. Det å estimere hvor mye tid et oppdrag vil ta er grunnmuren i en fastprisavtale, og dette kan være utfordrende i seg selv.
- Krever hyppig justering: Det kan være ubehagelig å gå inn i forhandlinger med en kunde. En fastprisavtale bør justeres hyppig og basere seg på kundens utvikling. Går det dårlig vil kunden forsøke å forhandle seg til en rimeligere pris, og om selskapet er i vekst så kan det være nødvendig for regnskapsbyrået forhandle seg til en større sum. Dette kan være krevende, i tillegg til at man må være fremoverlent og ha en rutine på når eller hvor ofte disse samtalene skal tas med kunde.
HUSK! Det er omfanget av oppdraget som er grunnmuren (hva byrået skal gjøre, og hva kunden skal gjøre selv). Fastprisen bør ikke settes basert på kun tidsbruk (da vil byrået ha cirka samme inntjening som med timepris, men ta på seg mer risiko), men som en kombinasjon av forventet tid, kompetansebidrag og verdien som leveres. Fastprisen skal også dekke kost og verdi som ny teknologi bidrar med.
Volum- og transaksjonsbasert prismodell
Med volumpriser bestemmes prisen på et oppdrag av en variabel som sier noe om størrelsen på oppdraget. Variabelen kan f.eks være antall bilag i regnskapet i løpet av en måned, eller antall aktive ansatte i lønnssystemet.
Fordeler:
- Pris justeres etter forbruk: En volum- eller transaksjonsbasert prismodell kan f.eks basere seg på antall bilag eller ansatte en kunde har. Skal du kjøre lønn for ti ansatte vil du på forhånd måtte avtale summen du tar betalt for hver enkelt ansatt. Skulle bedriften vokse og ansette flere vil det bety ytterligere inntekt for deg, samtidig som kunden forstår hvorfor kostnaden øker.
- Forutsigbar inntekt: Drastiske endringer i antall ansatte eller bilag skjer sjeldent, så din inntekt vil være stabil og forutsigbar. Din omsetning vil ikke endre seg mye gjennom året. Inntekten vil være den samme når sommeren og ferien starter, som den er i september når alle er tilbake.
- Teknologigevinst: Teknologigevinster oppstår når byrået kan levere et oppdrag på kortere tid enn før, gjerne fordi deler av oppdraget blir automatisert eller løses mer effektivt i ny programvare. Denne gevinsten bør i stor grad tilfalle byrået. Byråene har gjerne hatt noen kostnader for å oppnå effektivitetsgevinsten, og det skal de ha betalt for. Byrået vil gjerne også ha kostnader i fremtiden for å videreutvikle tjeneste sine og kanskje oppnå flere effektivitetsgevinster. For å ha ressurser til å jobbe med dette, må byrået ta betalt underveis.
- Ikke vanskelig å selge inn: Prismodellen sørger ikke bare for at din inntekt er forutsigbar – det blir kostnaden for kunden også. Du synliggjør også din verdi fordi dere vil dykke inn i oppdraget på oppgavenivå, for å definere hva som inngår i volumprisene og ikke. Da vil kunde få en bedre forståelse for alt arbeidet du gjør for selskapet. Det vil også være enklere å ta betalt for tjenester som faller utenfor volumprisen, ettersom kunde vet hva som er innenfor og utenfor avtale. På forhånd bør du avklare med kunde hvordan prisen vil endre seg avhengig av endring i volumstørrelse.
Ulemper:
Vanskelig å sette priser: Det er krevende å definere alle oppgaver som skal inngå i volumprisene, og hvilke som faller utenfor. Sannsynligvis er det nyttig å sette volumpriser på tvers av flere kunder – altså lik prisstruktur og leveranseavtale i et kundensegment. Du må derfor kjenne godt til kundene dine og kundesegmentet før du går i gang med å sette priser og definere hva som inngår i prisen og ikke.
Hybrid prismodell
Et byrå bør aller helst kombinere ulike prismodeller for å sikre at de får riktig betalt og tilrettelegge for at kunde kan kjøpe tilleggstjenester ved behov eller for at byrå skal få dekket ekstraarbeid når omfanget på oppdraget øker eller kunde ikke gjør sin del av arbeidet.
Fordeler:
- Mer penger for mer arbeid: En fastprisavtale fører til forutsigbar inntekt, men får du ekstra arbeid kan det føre til at arbeidet ditt har en større verdi enn det som er inngått. Har byrået og kunden kommet til enighet om prisen på et oppdrag med opptil 100 bilag, blir dette fastprisen. Men hva om kunden kommer med 125 bilag? Da må de ekstra 25 bilagene ha en egen pris. Slik unngår regnskapsbyrået å ikke kunne fakturere ekstra timer.
- Ærlig modell: Prismodellen er både ærlig og verdibasert. Byrået kan tilby en lav pris for standard rapportering, og skulle kunden vokse kan byrået fakturere for ekstraarbeidet. Som alle andre bransjer er regnskapsførerens hverdag i bevegelse. At man ikke kan gjøre ting på samme måte som for 10 år siden, forstår kunden. En hybrid prisavtale er mer moderne, tilrettelagt for å være optimal for alle involverte parter.
- Teknologigevinst: En hybridløsning har også stor fortjeneste av tenkologigevinsten som kommer med moderne, effektive verktøy. Byrået vil bruke mindre tid på oppdrag og tilby kunden en lavere pris, samtidig som de gjør en gevinst. Med mer tid og kapital kan byrået investere i ressurser og kompetanse.
Dagens systemer er utviklet for at du skal bruke så lite tid som mulig på å fullføre ditt arbeid. Mange frykter at disse systemene skal gi ditt arbeid mindre verdi, men det er snarere tvert imot! Ved å jobbe effektivt får du mer tid til å utvikle ditt arbeid ytterligere – enten ved å styrke relasjon til dine kunder, få mer oversikt, eller implementere tiltak som styrker din bedrift. Feilmarginen blir også mindre ved å jobbe som en controller fremfor en puncher.
Ulemper:
- Tøffe forhandlinger: En hybrid prismodell kan være ubehagelig å forhandle - om dette er uvant for deg. Kunden vet ikke nødvendigvis hvilken fastpris som skal avtales på forhånd. Som med alle fastprisavtaler må byrået gjøre mye arbeid med å få grundig innsikt i kunden og oppdragene de skal gjøre for dem. Forhandlinger om pris er det mest utfordrende med hver prismodell, og med en hybrid løsning må man avtale både fastpris og timespris på forhånd.
- Komplisert prismodell: Det er komplekst å administrere en slik prismodell. Ikke alle verktøy er tilrettelagt for å kunne behandle en hybrid løsning, og det kreves kompetanse for å fylle inn riktige avregninger i ettertid. For å inngå en avtale som gagner alle parter må det også skrives gode avtaletekster som dekker alle detaljer, fra antall bilag til hvordan man skal behandle forsinkelser. Økonomisk sett er den hybride prismodellen optimal for både kunde og byrå, men i starten kan den være vanskelig å forstå og selge inn.