Control Plus sikter mot å spare 70 prosent av tiden på fakturahåndtering med Business NXT

– Allerede nå gjør vi noen av de samme oppgavene på 30 prosent av tiden.

I et marked preget av konstant endring står regnskapsbyrået Control Plus frem som et eksempel på hvordan teknologisk tilpasning kan forbedre daglig drift. Som en av de første pilotkundene for Vismas skybaserte ERP-system, Business NXT, har Control Plus opplevd en signifikant forbedring i effektiviteten av sine prosesser.

Daglig leder, Veronika Annie Nyhus og de statsautoriserte regnskapsførerne, Tone Rørdal Sundfær og Ingeborg Sandven, forteller hvordan de sparer såpass mye tid.

‍

‍

‍

Effektiviserer regnskapstjenester ved å automatisere rutinene

– Allerede nå gjør vi noen av de samme oppgavene på bare 30 prosent av tiden det tok oss i Visma Business, forteller Tone.

Denne tidsbesparelsen er særlig merkbar i faktureringsprosessene, hvor automatisering og integrerte godkjenningsflyter har redusert tidsforbruket dramatisk. 

– Automatisert kontering og godkjenning er ikke bare tidsbesparende, det har også økt nøyaktigheten i vårt arbeid. Fakturaer kommer riktig inn i systemet, og så blir de kontert, før de automatisk sendes til godkjenning hos den som er satt opp som godkjenner. Og jeg får tilbakemelding når den er godkjent. Dette gjør at jeg sparer masse tid, legger Tone til.  

Se webinar: Introduksjon til Business NXT for regnskapsbyrå

Tilpasning til systemet og endring av vaner

Overgangen fra Visma Business til Business NXT har ikke vært helt uten utfordringer. Til å begynne med møtte teamet vanskeligheter på grunn av gamle vaner og et system som føltes fremmed. 

– Jeg gjorde mye feil i begynnelsen fordi jeg hang igjen i den gamle Visma Business-tankegangen, sier Tone lattermildt. 

Tilpasning til den nye plattformen krevde en endring i tankegang, spesielt når det kom til å utnytte de nye, avanserte bokføringsreglene som Business NXT tilbyr, som ifølge Tone er fantastiske. Det skal også sies at det ikke har tatt altfor lang tid å bli vant til den nye måten å jobbe på: 

– Jeg har fremdeles noen kunder i Visma Business, og når jeg sitter med de kundene blir jeg helt sjokkert over at fakturaene ikke er ferdig-kontert, fordi jeg har blitt så vant til det i Business NXT. 

Til tross for noen innledende hindringer, har de positive aspektene ved systemet så langt overveid eventuelle ulemper. De verdsetter spesielt måten Business NXT håndterer momsdetaljer for ulike produktkategorier hos deres mange restaurantkunder. 

– Vi har mange restauranter som kunder, og der er det viktig at de ulike kategoriene blir ført riktig med tanke på moms. Vin skal på vin og brennevin skal på brennevin. Bokføringen klarer å catche den, slik at det blir bokført riktig, med riktig moms, Det er det ingen andre systemer som gjør, og alt blir mye mer riktig enn om jeg skulle gjort det selv, forteller Tone entusiastisk. 

Ingeborg som er ferskere i visma-løsningene har allerede fra start hatt en annen opplevelse: 

– Jeg som ikke har veldig lang erfaring i Visma Business finner frem mye enklere i Business NXT fordi det er logisk og intuitivt. Det er jo mye enklere å finne frem i skyen generelt. Du kan bare søke, forteller Ingeborg fornøyd.

– Det er bedre å være først enn sist

Kurstilbudet gjennom Vismas Learning Universe har også vært til stor hjelp for Tone og Ingeborg. 

– Kursene er så bra! Steg-for-steg veilederne er helt geniale. Klikk, klikk, klikk – ferdig. smiler Tone. 

Hun er en av de ansatte som har båret den største byrden gjennom pilotperioden, da hun var den første til å bare kaste seg ut i det og flytte kunder. Hennes engasjement og villighet til å lære har dog gjort henne til en av de mest kompetente brukerne i Business NXT i regnskapsbyrået.

– Det er mye bedre å være først enn sist, forteller Veronika, som mener at det stort sett alltid er en fordel å være fremoverlent og takke ja til tilbud de får.

– Det er ingen vits å vente når det dukker opp noe. Da får man jo som regel litt gratis også. Vi har ikke alltid lykkes med å være først, men da har vi også vært ærlig på hva som ikke fungerer, også fortsetter vi med det som faktisk fungerer. Man må jo tørre å både satse og å stå i det. 

Med Business NXT har Control Plus ikke bare effektivisert sine egne prosesser, men også forbedret interaksjonen med sine kunder. 

– Våre kunder bruker systemet selv til å se, kommentere og stille spørsmål direkte, forklarer Veronica. Dette har redusert behovet for klienter å etterspørre informasjon og økt deres tilfredshet med tjenestene, forteller Ingeborg.

Tett samarbeid med Cloud Connection

Samarbeidet med Cloud Connection har også vært essensielt. Den nære og responsive støtten fra Cloud Connection har hjulpet Control Plus gjennom de vanskelige delene av overgangen, og sikret at de kunne utnytte Business NXT til sitt fulle potensial.

– Cloud Connection har bistått oss gjennom hele overgangen og vi får veldig raske og gode svar om vi har spørsmål til support. Vi får også tilsendt korte videotips med alt fra hvordan vi finner frem i data til håndtering av bokføringsreglene, forteller Veronica. 

Control Plus er strålende fornøyd med bistanden de til stadighet får. Og ifølge Cloud Connection er opplevelsen av samarbeidet gjensidig. 

– Som leverandør er det ekstremt verdifullt med konstruktive tilbakemeldinger fra en så fremoverlent kunde som vi er veldig tett på, forteller Svenn Christian Svendsen, salgssjef for regnskapsbransjen i Cloud Connection.

Har ingen planer om å gå tilbake til Visma Business 

– Vi ville aldri gått tilbake.

Det bekrefter de alle tre. 

Control Plus ser på Business NXT som mer enn et verktøy. For regnskapsbyrået er ERP-systemet en partner i deres stadige streben etter å forbedre og effektivisere regnskapstjenester. Med Business NXT har Control Plus ikke bare omfavnet skyen; de har tatt et stort skritt fremover i regnskapsbransjens fremtid, og tydelige ambisjoner om å tiltrekke seg enda flere kunder, med komplekse behov.