Effektiv kvalitetssikring og økt kontroll: Admentos overgang til Periode & År

‍

Admento har vokst fra tradisjonelt regnskapskontor på 1970-tallet til å bli et ledende kompetansehus og en viktig leverandør av økonomi-, teknologi- og HR-tjenester. Med drøyt 180 ansatte spredt på 20 lokasjoner rundt om i Norge sto Admento overfor en stor forandring da de skulle bytte fra Finale til Visma Softwares Periode & År.

– Finale var kjent og kjært, sier Maren Hjelmeland, ansvarlig for kvalitet, IT og opplæring i Admento. 

– Men da vi skulle bytte system, tenkte vi at det også var en mulighet til å skape et skikkelig løft i organisasjonen. I endringsprosesser er det viktig at de ansatte føler seg trygge, og dette var et grunnleggende mål vi hadde for prosessen vi skulle gjennomføre.

Effektiv kvalitetssikring med kunstig intelligens

Sammen med kollega Kenneth Settem vurderte Maren flere alternative nye systemer før de landet på Periode & År. 

– Vi valgte dette programmet fordi Visma Software presenterte noe vi trodde på, blant annet en forenkling av arbeidet med årsoppgjør og avstemming, forteller Kenneth, som er seniorrådgiver i Admento. 

– Det som også tiltalte oss, var at systemet var utviklet fra bunnen av, basert på den nye standarden for god regnskapsføringsskikk (GRFS), i motsetning til konkurrerende systemleverandører, legger Maren til.

– For oss var det viktig å kunne jobbe mer effektivt med kvalitetssikringen, slik GRFS åpner for. Derfor var det avgjørende å velge et system som muliggjorde dette, for eksempel gjennom bruk av kunstig intelligens.

Suksessfull implementering av nytt regnskapssystem

Maren og Kenneth var bevisst på at det nye systemet kom til å kreve mer enn bare teknisk tilpasning. 

– Vi visste at det ikke bare var å rulle ut et nytt system i organisasjonen og si «vær så god, slå dere løs» og forvente at ting skulle gå av seg selv, sier Maren. 

– Vi satte av tid til grundig planlegging og informerte tidlig alle i organisasjonen om systembyttet. Det var også viktig for oss at avdelingslederne våre tok eierskap til prosjektet og forberedte de ansatte på endringen.

Kenneth forteller: 

– Vi bestemte oss for at vi skulle ha en «clean cut»-overgang da vi først skulle bytte. Det krevde mye opplæring, men vi hadde to runder med intensive sesjoner på høsten. Det var viktig for oss å ha en lav terskel for å stille spørsmål, og vi fikk mange underveis. Etter en stund så vi at opplæringen hadde satt seg godt.

Før selve implementeringen kjørte Maren og Kenneth dessuten et pilotprosjekt der utvalgte ansatte fikk teste systemet før full lansering. Det ga god verdi og viktig innsikt før den videre fremdriften av prosjektet.

‍

– Vi var tydelige på at dette ikke var et perfekt system her og nå, og at vi måtte jobbe med systemet, ikke imot det, sier Maren. 

– Det var en stor mental endring for mange. Vi måtte legge gamle rutiner bak oss og få inn nye, gode vaner i stedet.

Bedre arbeidsflyt med logisk årsoppgjørsprogram

Med Periode & År godt etablert i Admento har programmet ført til forbedringer i organisasjonens arbeidsflyt. 

– Det er mye enklere å jobbe med både årsoppgjør og avstemming i ett system, sier Kenneth. 

– Årsoppgjørsprogrammet er veldig logisk, og vi kan løfte blikket og se det store bildet i regnskapet. Det er dessuten lettere å kvalitetssikre alt underveis, og vi slipper mye av de gamle Excel-arkene vi tidligere brukte. Systemet har et behagelig grensesnitt og er veldig intuitivt når man kommer inn under huden på det.

Maren er også fornøyd: 

– Det er mye god teknologi i systemet, eksempelvis kunstig intelligens som hjelper oss å kvalitetssikre regnskapet mer effektivt, samtidig som vi legger igjen spor av det gjennom sjekklister og varslinger hvis noe avviker fra normalen. Bransjen vår er teknologidrevet, og i fremtiden skal vi håndtere avvik fremfor å kjenne til detaljene i regnskapet.

Positiv og god intern kultur rundt systemet

Da administrerende direktør i Admento, Marit Fuglem Høgli, nylig gjestet Regnskap Norge-podden, snakket hun om implementeringen av Periode & År: 

– Vi er avhengige av at systemleverandørene utnytter teknologien, mens vi er ansvarlige for å bruke systemet riktig når de har laget gode systemer for oss, uttalte direktøren i podkasten.

– Vi er litt stolte av oss selv for måten vi har innført Periode & År på, takket være gode folk i Admento som gjorde det på riktig måte.

Dette resonnerer godt med opplevelsen Maren og Kenneth sitter igjen med etter å ha jobbet for en vellykket implementering:

– Vi la ned mye arbeid i å lage en god intern kultur rundt systemet. Vi valgte å gjøre det på «Admento-måten», altså ikke bare sette over ansvaret til Visma Software som leverandør, men heller skape vår egen mentalitet rundt det, «sånn gjør vi det her». Vi ga grundig opplæring og har tatt til oss innspill og forbedringer underveis i prosessen, forteller Maren.

Kenneth mener at positivitet har vært viktig: 

– Vi er en stor organisasjon med et stort aldersspenn. Vi har ansatte fra tjueårene og til oppi sekstiårene, så det er ganske ulike brukergrupper. Da er det ekstra viktig å skape en positiv stemning rundt systemet. 

Samtidig var de ærlige med samtlige om at det kom til å bli utfordrende i starten. Mange var likevel positivt overrasket over hvor smidig overgangen gikk, forteller Maren og Kenneth.

‍

– Det har gått over all forventning. Vi var hele tiden tydelige på hvorfor vi hadde valgt akkurat dette systemet. Vi kommuniserte klart hva vi ønsket å få ut av det, hva kostnadene ville være, og ikke minst hva gevinstene ville være, avslutter Kenneth.

Kom i gang med Periode & År.

‍

‍