Exacta sikrer smidig overgang til skyen med ERP-systemet Business NXT

‍

Exacta har vært en solid aktør i regnskapsbransjen siden 1981, og har gjennom alle årene vært langt fremme når det gjelder tilpasning til teknologisk utvikling. «Fra floppydisk til skybasert,» som byråets gründer og daglige leder Magne Tangen oppsummerer det.

– Å gå tidlig opp i skyen har nærmest vært en del av identiteten vår. Vi skapte vårt eget skybaserte system for bilagshåndtering allerede i 2008, blant annet for bedre kommunikasjon med folk utenlands. Siste skanse er å gå over fra Visma Business til Business NXT, som vi holder på med nå. Da har vi gått fullstendig bort fra all serverdrift, forteller Magne.

Ambisiøse mål med det skybaserte systemet

Det hårete målet er å ha overført alle de rundt 350 kundene innen årsskiftet.

Skjønt, hårete – ifølge Exactas system- og teknologirådgiver Harald Brinch er ikke overgangen nødvendigvis så tung.

– For oss har selve overgangsprosessen gått veldig smertefritt. Takket være god struktur og veloverveid rekkefølge i forarbeidet fikk vi overført de første 160 kundene fra Visma Business til Business NXT i løpet av et par dager, forteller Harald.

Byrået vil dermed etter alle solemerker være ferdige med prosessen den 1. januar 2025. De gleder seg til å utnytte fleksibiliteten og tilgjengeligheten det skybaserte systemet tilbyr.

– Vi ser fram til å kunne samarbeide tettere med kundene, få inn flere nye kunder vi kan levere gode tjenester til, og tilby løsninger som er mer tilpasset behovene deres, sier Harald.

Magne legger til:

– Vi tror også vi vil kunne tiltrekke oss unge og dyktige folk som vi kan utvikle og lære opp til solid Business NXT-kompetanse. Vi ser dessuten et stort potensial til å utvikle gode rapporteringsmuligheter på toppen av det. 

Magne tror også Business NXT vil gjøre det mulig å levere enda bedre tjenester til kundene.

– Vårt mål er naturligvis å være en solid støtte for kundene våre. Business NXT ruster oss enda bedre for dette med økt tilgjengelighet og effektivitet, og automatiseringsfunksjoner og integrasjoner, sier Magne.

En vellykket ERP-overgang krever grundig forarbeid

Den smidige overgangsprosessen har riktignok ikke kommet av seg selv. Harald kan fortelle om et grundig forarbeid som betalte seg:

– Det har vært viktig å rydde opp i Visma Business i forkant, og det var den største og tyngste oppgaven. Vi har eksportert og vasket kundelistene våre slik at bare de riktige dataene ble overført. Det sparte oss for mye tid, og det sørget for at flyttingen av den første store kundebolken gikk så bra som den gjorde. Med forarbeidet på stell har selve migreringsprosessen gått veldig, veldig smertefritt, sier han.

Harald trekker også frem det omfattende konverteringsverktøyet som en annen avgjørende nøkkel til at overgangen så langt har vært smidig. 

– Å bli kjent med konverteringsverktøyet i løpet av struktureringsarbeidet har vært avgjørende, sier han.

Magne er enig i at planlegging er alfa og omega.

– Planleggingen har vært ekstremt viktig, og Harald har gjort en kjempejobb med å få satt ting i system. Vi har også fått god bistand og sparring av Visma Software som har vært godt tilgjengelige. Vi har ikke hatt noe som helst behov for ekstern bistand utover det, sier han.

Harald roser særlig menneskene i supportavdelingen:

– Det sitter folk i supporten som er responsive, løsningsorienterte og tar poenget raskt når vi har et problem. De ansatte der har gjort en kjempejobb, sier han.

Han påpeker at også KI-chatten til Visma Software har utviklet seg i en positiv retning.

– Den hjalp oss ganske nøyaktig ingenting i starten da den først ble lansert i mai 2024. Men så utviklet den seg enormt og superraskt og endte med å fungere helt topp. Derfor reklamerer vi for den internt også, og oppfordrer folk her til å bruke den, forteller Harald.

Fremtidens krav i regnskapsbransjen innebærer enda mer effektive arbeidsprosesser, mer automatisering og en enda kjappere tilpasningsevne til raskt skiftende reguleringer og kundebehov. Med Business NXT er fremtidsrettede Exacta godt rigget for å møte det som måtte komme.

Kontakt oss for å få en demo av Business NXT