Nytt system til gigantisk kundebase i en travel tid
– Det er helt nødvendig at systemet er lett og effektivt å jobbe i når man har så mange kunder og ansatte som oss, sier Erik Østebø i regnskapsbyrået Azets.
Azets er Nordens ledende leverandør av regnskap, lønn og årsoppgjør, og teller for øyeblikket rundt 12 000 kunder og 1000 ansatte bare i Norge. Da sier det seg selv at bytte av årsoppgjørssystem er en prosess man i beste fall entrer med skrekkblandet fryd.
– Det var en del nerver i forkant, ja, nikker Hanne Ensrud, som er prosjektleder i Azets og prosesseier for årsoppgjør. Det var i 2023 byrået begynte overgangen fra Visma Total til Periode & År.
– Ikke bare skulle vi bytte system – Skatteetaten var i prosess med å innføre ny skattemelding, og vi hadde en travel tid på toppen av det igjen. Det var mye som skjedde på én gang.
Om Azets
Azets er et internasjonalt konsern som tilbyr regnskap, lønn, rådgivning og forretningstjenester.
Azets i Norge
- Over 50 kontorer
- Over 1000 ansatte
- Over 12 000 kunder
- Utspring fra ledende regnskapskontorer
- Tilbyr tjenester og programvarer innen forretningsdrift
- Spydspiss innen digitalisering og automatisering av økonomiske prosesser
Azets globalt
- 7500 ansatte
- Over 90 000 kunder i Norden og Storbritannia
- Over 160 kontorer
- 505 millioner GBP i omsetning
– Kunder kan se at vi gjør oppdateringer i systemet løpende, og det effektiviserer samarbeidsformen.
Har overført 6000 kunder til nytt system så langt
Med Azets’ store klientmasse var det kritisk at endringsprosessen skulle være så knirkefri som mulig. Det har i det store og det hele gått greit og effektivt, sier Operations Director i Azets Erik Østebø.
– Nå har vi nesten 6000 kunder i det nye systemet, så det har kommet opp på et godt nivå, nikker Erik.
Han forteller at det også har fungert tilfredsstillende for enkeltpersonsforetakene som måtte over på ny skattemelding i 2023.
– Vi har jo rundt 1000 ENK-er også, så 2023 ble et pilotår. Vi fikk gode tilbakemeldinger fra foretakene, sier han.
– Hele prosessen har gått forholdsvis smertefritt, bekrefter Hanne.
– Periode & År kan kanskje oppleves som mer låst på enkelte områder i starten sammenliknet med Visma Total, som vi brukte før, fortsetter hun.
– Men det å få opprettet kunder og lest inn data har gått veldig bra. Når vi har fått opp alle pakker og alt har vært på plass for de forskjellige foretakstypene, har det vært ganske uproblematisk.
Mer effektivt samarbeid i skyen med lesetilgang til klienter
Erik og Hanne forteller at det er en overgang å jobbe skybasert, men at det i det store og det hele oppleves positivt.
– Skyen forenkler mye. For eksempel er systemet hurtigere og mer brukervennlig, og det er lettere å dele informasjon med kunder og revisorer – de trenger bare pålogging, så har de lesetilgang, sier Erik.
Hanne er enig:
– Det er en veldig positiv utvikling at man kan dele lesetilgang og slipper å laste ned filer og dokumenter og sende videre. Kunder kan se at vi gjør oppdateringer i systemet løpende, og det effektiviserer samarbeidsformen.
Visma Periode & År
Med Periode & År får du en enkel og skybasert løsning for årsoppgjør. Du kan spre arbeidsmengden utover året, få bedre kontroll og spare mye tid.
– Helt nødvendig å ha et effektivt system
Hanne er også lettet over at responsene har vært positive etter at de ansatte begynte å slippe inn i systemet og fikk prøvd seg fram.
– Jevnt over sier folk at de føler at dette skal gå bra, og det er en veldig god tilbakemelding, forteller Hanne.
– For de som er nye på årsoppgjør, vil det jo uansett være en bratt læringskurve. Men de som har tatt det i bruk, synes at det er enklere og mer effektivt å gjøre årsoppgjør nå.
– Og det er et av de viktigste kriteriene – at systemet er effektivt. Men så mange kunder er vi nødt til å ha et effektivt system, skyter Erik inn.
– Vi har mange kunder, og det betyr også at vi har mange ansatte som skal læres opp. Da er det helt nødvendig at systemet er lett å sette opp og effektivt å jobbe i. Det må også være enkelt å overføre klienter. Det hadde rett og slett ikke gått hvis det var tungvint, sier han.
Hanne og Erik roser også læringsfunksjonaliteten i systemet.
– Visma Learning Universe fungerer bra innen de ulike temaene. I Visma Community ligger det mye god informasjon om hva som skjer i programmet, og som gjør det enkelt å holde seg orientert, sier Hanne.
– Den KI-genererte chatten klarer også å svare på overraskende mye, og vi kobles raskt på et menneske når den kommer til kort. KI-chatten kunne forresten godt hatt utvidede åpningstider, for vi jobber jo ganske langt utover vanlig kjernetid når vi holder på med årsoppgjør, påpeker hun.
Enklere å gjøre årsoppgjør enn før
Hanne og Erik forteller at valget falt på Periode & År ved overgangen til skybasert system fordi det skulle fungere godt med deres tidligere system Total. Det løftet ble også innfridd.
– Vi får tilbakemeldinger om at metodikken og oppsettet i systemet er kjent, men at det samtidig er mer effektivt å jobbe i. Det er et grensesnitt vi føler at vi kjenner igjen, selv om vi ikke har RF-skjema lenger. Det er likt, og samtidig forbedret, sier Hanne.
Hun påpeker at årsoppgjør nå er en smidigere prosess på flere måter siden Skatteetatens formalia og prosedyre er forenklet.
– I Periode & År er det lagt godt til rette for disse endringene. Det er rett og slett enklere å gjøre årsoppgjør nå enn før.
Sømløs overgang og overføring til Periode & År
Alt i alt har overgangen gått sømløst, mener Hanne.
– Vi begynte jo overføringen før alle foretakstyper var på plass, men vi kunne heller ikke forvente annet. Basert på overføringen har dette vært en god prosess. Kommunikasjonen og dialogen med Visma Software har gjort jobben nokså enkel og effektiv for oss, avslutter Hanne.