Prosjektstyring
David Aarstein
Riktig prosjektstyring kan bidra til at bedriften kutter kostnader og øker inntekter. Hva er de viktigste fellesnevnere i et prosjekt som både sikrer kostnadskutt og videre vekst?
Hvordan kan riktig prosjektstyring bidra til at bedriften kutter kostnader og øker inntekter? Og hva er de viktigste fellesnevnere i et prosjekt som både sikrer kostnadskutt og videre vekst? Stadig flere bedrifter ønsker et digitalt og fremtidsrettet verktøy for prosjektstyring. Løsningen skal dekke alle behov, fra håndtering av leads og salg – til siste faktura er sendt. I tillegg er det viktig at flest mulige prosesser blir automatisert, for å frigjøre tid til selve prosjektarbeidet. Det er jo tross alt der verdien ligger. For til syvende og sist er det nettopp økonomisk vekst en bedrift har for øye. Uten penger i kassa, ingen butikk. Med piler som peker oppover, er du på god vei mot de visjonene du har satt deg – være seg å revolusjonere et marked eller redde verden, i alle fall litt.
Endringer skjer raskt og mange har opptil flere systemer som skal håndtere de ulike delene av prosjektet. Timer hentes ett sted, leverandørfakturaer et annet og dokumentasjon ligger kanskje på en server du kun har tilgang til på kontoret. Og hva med de aktivitetene som ble gjennomført i salgsfasen? Dette er uvurderlig informasjon for at prosjektleder skal lykkes med gjennomføringen. For å unngå unødvendig administrative oppgaver som stjeler tid, bør derfor alt være tilgjengelig i én og samme løsning, som alle deltakere i prosjektet jobber i – og kjenner personlig eierskap til.
Mange prosjektbaserte bedrifter har eksterne CRM-systemer som ikke er integrert. Når to livsviktige systemer ikke snakker sammen, er det lett at nyttig informasjon går riktig person hus forbi. Med ett prosjektstyringsverktøy som er tilrettelagt for samhandling mellom alle ledd, vil deltakere til enhver tid kunne se tilgjengelige ressurser og hvor alle er i løypa. Dette er viktig for at samarbeidet skal fungere optimalt, og gjør arbeidshverdagen til alle parter enklere.
Timeføring er et tveegget sverd. Like mye som det er selve grunnlaget for bedriftens eksistens, er det samtidig mange som ikke kan fordra å skulle timeføre. Bakgrunnen for dette er at det ofte er tungvint å registrere, programvaren som benyttes er utdatert, eller timene føres i Excel hvor det er lett å miste oversikt. Timeføring, av alle arbeidsoppgaver, skal være superenkelt. Verktøyet bedriften bruker for timeføring bør også være i samme løsning som andre prosjektdata. Dette sikrer en sømløs samhandling. I tillegg er det viktig å være godt kjent med fordelene av timeføring, slik at dette blir en motivasjon i seg selv for effektiv prosjektgjennomføring. Klarer man å vurdere effektiviteten av prosjektene, vil det være enkelt å beregne kostnader for fremtidige prosjekter. Dette er kroken på døra for alle tidligere unødvendige forsinkelser og ekstra kostnader. I stedet vil bedriften se økt kvalitet og bedre kundetilfredshet.
En prosjektleder er avhengig av god oversikt og kontroll. På den måten kan de styre etter plan og budsjett, samt endre kurs dersom det er nødvendig for å møte ønsket lønnsomhet og kundens krav. En prosjektleder skal helst bruke lite tid på administrasjon, og heller vie tiden til planlegging, prosjektstyring og gjennomføring. Derfor er det viktig med gode verktøy som til enhver tid gir et korrekt bilde av prosjektets fremdrift og ressursbruk. Å gå seg vill i prosessen vil føre til kontraproduktiv ressursbruk, som igjen resulterer i at budsjettet blir strammere enn nødvendig.
Kunder ønsker kostnadskontroll. Vi ser at flere ønsker fastpris fremfor timepris for gjennomføring av konsulenttjenester og prosjekter. Dette er ikke noe nytt, men har du kontroll på den fastprisen du gir? Hva ville du fått av inntjening dersom prosjektet ble gjennomført time for time? Et system som viser deg verdien på de enkelte timene, gjør at du kan sammenligne arbeidet med prisen du har gitt. Først da kan du styre prosjektene riktig, analysere fastprisen og endre kurs dersom det viser seg at prosjektene ikke er priset riktig. Har du prosjekter som kombinerer fastpris og timebasert pris? Da er det lurt å ha et system som håndterer fleksibel prissetting.
Gode rapporter som viser rikets tilstand er viktig, både for å kunne planlegge riktig og ha kontroll på prosjektene i bedriften:–Hva har vi i pipeline?–Er vi i rute på pågående prosjekter?–Hva kan gjøres enda mer effektivt?–Utnytter vi ressursene på best mulig måte?–Hvordan er ressursutnyttelsen fram i tid?
Det er lett å nedprioritere en grundig evaluering fordi det er nye, viktigere oppgaver å ta fatt på. Å anerkjenne de prosjektene som lykkes og forstå hvorfor de lykkes er en like viktig jobb. Med gode prosjektrapporter og -analyser kan prosjektgruppen ta lærdom av gjennomførte prosjekter – suksesshistoriene så vel som de som ikke fungerte etter planen. Det er alltid noe å lære og noe som kunne blitt løst annerledes. Som med alt annet, skapes et erfaringsgrunnlag som kan brukes i neste prosjekt. Innsikten brukes til å tette lukene og jobbe enda mer produktivt neste gang.
