Publisert:
14.2.2024
Sist endret:
29.2.2024
Lønn og HR
Lønnssystem i skyen - åtte vanlige spørsmål og svar
Lønnssystem i skyen er enklere og raskere å bytte enn du tror. Her er svar på spørsmålene de fleste lurer på i overgangen til skyen.
1. Jeg syns det er skummelt å bytte lønnssystem
Det er enklere og raskere å bytte enn du tror. Selv om en del ting til være nytt, vil mye være det samme. Du trenger ikke nødvendigvis bytte alt på en gang, mange leverandører tilbyr lønnssystem som en separat pakke. Det er en mye enklere prosess enn å skifte alt inkludert ERP. De fleste leverandører tilbyr også ulike pakker, tilpasset ditt behov: • Kun lønnssystem uten løsning for utlegg, reiser, ferie, fravær og godkjenning • Lønnssystem inkludert alle apper for utlegg, reiser, fravær og godkjenning Å bytte system er absolutt en investering i tid og penger, men erfaring viser at du kommer bedre ut på den andre siden. Det er ikke uten grunn at stadig flere bedrifter flytter lønnssystemet sitt til skyen.
2. Jeg synes det er skummelt å automatisere prosesser – mister jeg ikke kontroll da?
Jo, automatikk innebærer at det skjer ting som du ikke direkte har gjort selv. Men i et lønnssystem i skyen, vil du du som lønnsansvarlig likevel være i sentrum av automatikken. Det betyr at det er du som har kontroll på automatikken, og ikke motsatt. Du kan alltid overprøve eller kontrollere automatikken, men erfaring viser at for de fleste handler det bare om tilvenning og å lære seg å stole på at automatikken– og systemet – er riktig. Du vil med andre ord oppleve det som en avlastning og hjelp mer enn å miste kontroll. Et eksempel er automatisk datostyring, der systemet selv korrigerer slik at du slipper å huske på ting som vil skje fram i tid. Lønnsansvarlige rapporterer om at de generelt opplever mindre tidspress rundt enkelte datoer og årstider på grunn av automatikken i løsningen. De går fra å være en “puncher” til en som har kontroll og oversikt.
3. Å skifte system er sårbart, jeg er redd for at det blir kluss med lønnsutbetalingen
Å bytte lønnssystem krever jobb, både fra deg og dine ansatte, i tillegg til systemleverandør og eventuelt en partner. Vi har utviklet gode hjelpemidler for at overgangen skal gå så smidig som mulig. Likevel er det viktig at du setter deg godt inn i både system og kurs i perioden dere skal gjøre en overgang. Det vil være noen dager der det gamle systemet “deaktiveres” før det nye er oppe og står. Men den gode nyheten er at det ikke tar lang tid, og med planlegging vil alt skje i god tid mellom to lønnskjøringer. Du vil alltid kunne få bistand på første lønnskjøring slik at du er helt sikker på at alt gjøres rett og at første lønn i nytt system kommer til riktig tid til dine ansatte.
4. Jeg kan ikke så mye om teknologi, må jeg forstå det tekniske?
Du trenger lite it-kunnskap for å kunne bruke systemet, for du trenger ikke vite eller forstå hva som skjer inne i systemet. Du vil dessuten få hjelp til å forstå og bruke det nye. Du får støtte inne i løsningen - interaktive guider viser hvordan du bruker systemet, for eksempel hvordan du kjører lønn. Du kan få svar på det du lurer på der og da, via chat. Inkludert i abonnement er også sluttbrukersupport for dine ansatte. Det vil si teknisk brukerhjelp i våre apper. Partneren din er med på de første lønnskjøringene. Dere vil få hjelp til å forstå alle apper og tilleggsløsninger, du skal slippe å være it-ansvarlig i bedriften.
5. Hva skjer med min rolle slik jeg kjenner den? Vil jeg miste mine oppgaver?
Nei, du vil fremdeles ha en sentral rolle i bedriften. Men hovedforskjellen er at du vil bruke mindre tid på punching, og mer tid på kontroll og oversikt. Du skal fremdeles være lønnsfaglig ansvarlig i bedriften. Det er fremdeles viktig at du har kontroll på lover og regler, selv om systemet alltid er oppdatert på gjeldende lover og regler. For eksempel vil det nye lønnssystemet legge til rette for nye lønnsarter inne i systemet, men det er du som vet om endringene gjelder din bedrift.
6. Jeg er redd for å gi fra meg mine oppgaver og ansvar til ansatte.
Mange av de manuelle oppgavene du gjør i dag, vil fordeles til de ansatte på apper de bruker selv, for eksempel føre timer, registrere ferie, fravær, reiser og utlegg. De ansatte får også tilgang til lønnsslippene sine hele tiden, så du vil unngå forespørsler om disse. Appene er laget slik at de både skal være enkle og brukervennlige, men også fange opp feil – slik at lønnsgrunnlaget ditt blir riktig. Mange av oppgavene du gjør i dag, vil systemet nå ta over. Eks vil det gi beskjed til en ansatt når de har brukt opp antall egenmeldingsdager. Vi er heldigvis vant til å bruke selvbetjeningsapper, i privatliv og jobb ellers.
7. Det er veldig dyrt for bedriften å bytte til nytt system i skyen?
Nei, det er ikke nødvendigvis det, fordi her kan du ta vekk kostnader som drifting av systemet, vedlikehold av systemet samt serverutgifter. Og du slipper å få hjelp til å oppgradere systemet ditt. Det er også mindre risiko å ha det i skyen – leverandøren håndterer sikkerheten.
Hva er inkludert i prisen hos de fleste skyleverandører?
- Opplæring
- Selvbetjeningsapper for ansatte hjelp til lønnsansvarlig inne i løsningen
- It-sikkerhet
8. Men det er ikke lenge til jeg skal gå av med pensjon, er det vits å sette igang denne prosessen da?
Selve flyttingen er ikke så tidkrevende, og det er heller ikke så krevende å lære seg det nye systemet. I de aller fleste tilfeller er du oppe og står i ny løsning i løpet av kort tid. Hvis vi tenker på bedriftens beste, er det absolutt ingen grunn til å vente - jo tidligere du får modernisert og automatisert lønnsprosessene, jo bedre for alle.
Hva er hovedforskjellen på dagens lønnssystem og et lønnsystem i skyen?
- Du vil merke at det er lettere å kjøre lønn. For eksempel vil ekstrakjøringer være mye enklere. Datostyring gjør at du kan legge inn ting frem i tid og slipper å huske selv. Feriepengekjøringen går automatisk. Det er også fleksibelt med tanke på hvor og når man kan kjøre lønn – du kan til og med kjøre lønn fra ferie.
- De fleste leverandører tilbyr god støtte inne i lønnssystemet – interaktive guider gir deg hjelp, kontroll og oversikt. Sånn sett blir det enklere å vite hva du skal gjøre. Du kan også få svar på det du lurer på der og da via chat
- I og med at det er en skybasert løsning, så slipper du oppdateringer, og løsningen er alltid oppdatert i henhold til lover og regler og med nye versjoner.
- Mange av de manuelle oppgavene du og ansatte gjør i dag, kan legges ut til de ansatte (føring av timer, ferie, fravær, reise etc). Tjenester til de ansatte er på mobilen, som gjør det ekstra enkelt og brukervennlig å gjøre oppgaver. De ansatte har tilgang til alle lønnslippene sine hele tiden, så du unngår forespørsler om disse.
- De fleste lønnsløsninger i skyen åpner dessuten opp for gode integrasjoner, slik at du kan sy sammen den “pakken” du ønsker på en sømløs måte, der dataene flyter fra et system til et annet uten manuell innblanding.