Lønn og HR
Når ansatte er ute og reiser, vil de ofte ha et krav på å få dekket utgifter til mat på reisen. I denne guiden får du en fullstendig oversikt over hva den ansatte kan kreve av diett og refusjoner av matulegg, hvilke lover som gjelder på området, samt vilkårene for at utbetalingen skal være trekkfri. Guiden gjelder ikke pendlere.
Hva den ansatte har krav på i forbindelse med reiser, er ikke lovregulert. Det betyr at det er opp til den enkelte arbeidsgiver å definere hvilke rettigheter den ansatte har. Disse rettighetene kommer ofte fram i arbeidsavtalen mellom arbeidsgiver og den ansatte.
Statlige virksomheter er bundet av statens særavtaler for reiser og utbetaler godtgjørelser etter bestemmelsene og satsene som er gitt i avtalene. Kommunene er bundet av deler av avtalene.
Andre tariffavtaler har også regler om utgiftsdekning. Da er arbeidsgiver forpliktet til å utbetale det den ansatte har krav på etter tariffavtalen.
For private virksomheter som ikke er bundet av tariff, fremkommer ansattes krav på dekning av utgifter som hovedregel i arbeidsavtalen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Noen private virksomheter velger å følge statens særavtaler for dekning av reiseutgifter, helt eller delvis. Det kan for eksempel være fordi det er vanskelig og tidkrevende å utforme egne avtaler, eller fordi reglene for skattetrekk (som er obligatorisk for alle å følge) og statens særavtaler tidligere har hengt nært sammen. Andre virksomheter har laget egne bedriftsinterne regler for utgiftsdekning.
Statens særavtaler for dekning av reiseutgifterStatens særavtaler for dekning av reiseutgifter, også kalt Statens reiseregulativ, er avtaler mellom staten som arbeidsgiver og de ansatte i staten om når og hvordan utgiftsdekning skal skje.
De viktigste særavtalene for reiser er Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands heretter kalt Innenlandsavtalen og Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge heretter kalt Utenlandsavtalen. Avtalene regulerer blant annet diettgodtgjørelser, bilgodtgjørelse samt dekning av kostnader til overnatting.
I denne guiden ser vi på Innenlandsavtalen, avtalen i sin helhet finner du her.
Diettgodtgjørelse er når ansatte får dekket utgifter til mat på reise etter bestemte satser, og ikke etter faktiske utlegg. Diettgodtgjørelser er fastsatt enten i statlige særavtaler, tariffavtaler eller individuelle avtaler mellom bedriften og de ansatte.
Diett utbetales etter satser basert på hvor lenge personen har vært borte. Det er derfor viktig å vite når en reise begynner og slutter.
Utgangspunktet og endepunktet for en reise regnes fra det stedet, arbeidssted eller bopel, hvor reisen starter eller slutter. Om en reise starter hjemmefra, regnes timene fra det tidspunktet du forlater hjemmet til du er tilbake hjemme eller på arbeidsstedet. Om reisen starter på kontoret, regnes timene fra det tidspunktet du forlater kontoret til du er tilbake hjemme eller på arbeidsstedet.
Hvordan en ansatt kan kreve diett bør være spesifisert i arbeidsavtalen eller i personalhåndboka. Mange har et elektronisk reiseregningsprogram hvor reisen legges inn.
Særavtalene skiller mellom diettgodtgjørelser for dagsreiser og reiser med overnatting. Vi skal først se på dagdiett.
Hvis diett utbetales etter satser og bestemmelser i Innenlandsavtalen, kan dagdiett kreves når reisen varer mer enn seks timer og destinasjonen er mer enn 15 km fra reisens utgangspunkt. Satsene for dagdiett er avhengig av hvor lenge du er borte.
Skattedirektoratets satser er lavere enn satsene i statens særavtale. Det betyr at hvis kilometergodtgjørelsen utbetales i henhold til statens sats, må du betale skatt av differansen mellom den skattefrie satsen og satsen for bilgodtgjørelse gitt av statens særavtale (se eksempel under).
Differansen kalles for «trekkpliktig overskudd». Det trekkpliktige overskuddet er både trekkpliktig og arbeidsgiveravgiftspliktig. Det betyr at du både må beregne skatt og arbeidsgiveravgift av overskuddet.
For reiser fra 0 inntil 6 timer vil det ikke være krav på diett.
Satsene gjelder kun de bedriftene som følger statens særavtaler. Hvis bedriften har egne avtaler som gjelder for utbetaling av diett, så er det disse reglene som gjelder.
Skattedirektoratets forskuddssatser regulerer hvilke beløp det må betales skatt av og ikke. I motsetning til statens særavtaler, må alle arbeidsgivere – private og offentlige – forholde seg til skattebetalingsforskriften for å kunne utbetale godtgjørelse trekkfritt. Følgende vilkår må være oppfylt for at diett kan utbetales trekkfritt:
Skattedirektoratets satser er lavere enn satsene i Innenlandsavtalen. Det betyr at hvis diettgodtgjørelse utbetales i henhold til statens satser, må du betale skatt på differansen mellom den skattefrie satsen og satsen for diettgodtgjørelse gitt av Statens særavtale (se eksempel under). Differansen kalles for «trekkpliktig overskudd». Det trekkpliktige overskuddet er både trekkpliktig og arbeidsgiveravgiftspliktig. Det betyr at du både må beregne skatt og arbeidsgiveravgift av overskuddet.
Dietten må utbetales i tråd med bestemmelsene i Innenlandsavtalen. Det vil i praksis si at trekkfri diett kun kan utbetales ved reiser som varer mer enn seks timer og destinasjonen er mer enn 15 km fra reisens utgangspunkt.
Hvis arbeidsgiver bruker et elektronisk reiseregningsprogram, trenger ikke reiseregningen skrives ut og signeres. Forutsetningen er imidlertid at den elektroniske løsningen gir tilfredsstillende sikkerhet for at:
Dette for å sikre at reiseregningen er knyttet til en bestemt fysisk person.
En skattefri dekning av diett på dagsreise, forutsetter at arbeidstaker påføres en merkostnad. Dette er avgjørende for at utgiftsdekningen ikke skal anses som en skattepliktig fordel.
Når er en ansatt i en merkostnadsituasjon? Når det gjelder dagsreiser, sier Skattedirektoratet at det er naturlig å vurdere dette spørsmålet på grunnlag av den ansattes arbeidssituasjon. Ansatte som har et arbeid som nødvendiggjør regelmessig reising, vil i utgangspunktet ha tilstrekkelig forutsigbarhet med hensyn til bespisning.
Med regelmessig reising siktes det til tilfeller hvor arbeidstaker som en naturlig del av sitt arbeid må forflytte seg, fordi han ikke har en stedbunden arbeidsplass. Dette vil kunne være tilfellet for for eksempel selgere som har som sin arbeidsoppgave å reise rundt å besøke virksomhetens kunder eller håndverkere som er ute hos kunder hver dag.
Ansatte som i hovedsak utøver sitt arbeid på et fast sted, men som i sitt arbeid må påregne noe reising i forbindelse med kundemøter, kurs e.l., vil kunne anses å ha merkostnader til kost da muligheten til å planlegge dagen og måltider ikke er til stede i samme utstrekning som en normal arbeidsdag.
At den ansatte må ha vært på en yrkesreise, dvs reise til et ikke fast arbeidssted. Yrkesreisebegrepet er forklart i denne artikkelen.
Dietten er ment å dekke måltidene i den perioden reisen varer. Dersom enkeltmåltider er dekket av andre enn arbeidstaker selv, foretas det måltidstrekk.
Innenlandsavtalen og skattereglene har ulike regler for hvordan man beregner måltidstrekkets verdi. I kravet etter statens satser, beregnes alltid måltidstrekket som en prosent av døgndietten. Dette gjelder også på dagsreiser. I den trekkfrie satsen beregnes måltidstrekket i den faktiske satsen.
Jan vært på kurs og skal kreve diett etter Innenlandsavtalen, reisen varte fra 07.00 - 17.00. Lunsj var inkludert i kursavgiften.
Kravet på diett er kr 75. Hele beløpet kan utbetales trekkfritt siden den trekkfrie satsen er høyere enn kravet på diett etter Innenlandsavtalen.
Du har krav på døgndiett ved reiser med overnatting. Med overnatting menes at du har arbeidsfri og mulighet for å hvile. Overnatting må skje utenfor egen bopel. Det er i utgangspunktet ikke overnatting dersom man kommer tilbake til sitt eget hjem fra reisen i løpet av natten.
Satsen for døgndiett er kr 801,-.
Skattebetalingsforskriften regulerer hva det skal betales skatt på og ikke. For eksempel sier forskriften at man ikke får hele satsen for døgndiett etter Innelandsavtalensatsen (kr 801 ,-) utbetalt trekkfritt.
Skattedirektoratet gir hvert år trekkfrie satser som er lavere enn statens sats, og du må betale skatt på differansen mellom den skattefrie satsen og satsen for døgndiett gitt av Innenlandsavtalen (se forklaring under). Det er ulike satser avhengig av hvor den ansatte har overnattet.
Dette betyr at hvis diettgodtgjørelse utbetales i henhold til statens sats, så er differansen mellom statens sats og den trekkfrie satsen trekkpliktig og inngår inngår i grunnlaget for beregning av arbeidsgiveravgift.
Ved overnatting:
Hvis arbeidsgiver bruker et elektronisk reiseregningsprogram, trenger ikke reiseregningen skrives ut og signeres. Forutsetningen er imidlertid at den elektroniske løsningen gir tilfredsstillende sikkerhet for at:
Dette for å sikre at reiseregningen er knyttet til en bestemt fysisk person.
Innenlandsavtalen
Ett diettdøgn etter Innenlandsavtalen er en periode på 24 timer som løper fra reisens starttidspunkt.
De færreste reiser varer akkurat ett døgn. Innenlandsavtalen bruker satsene fra dagsreisene for å godtgjøre denne delen av reisen
Hvis det påbegynte døgnet har en varighet på mer enn 12 timer og er med overnatting, vil du ha krav på et helt døgndiett på kr 801.
Reiser som varer mindre enn 6 timer inn i det påfølgende døgnet, blir ikke godtgjort.
Skattereglene
Den trekkfrie satsen for reiser som varer 6 timer eller mer inn i det påbegynte døgnet, er den samme satsen som for siste døgn.
Beregningen av trekkfri og trekkpliktig del av dietten skal foretas døgn for døgn.
Jon er på reise fra mandag klokken 12 til tirsdag klokken 12, han kan kreve diett i medhold av statens særavtaler.
Når reiseoppgjøret skal utbetales, er kravet kr 1 116,-. Kr 904,- kan utbetales trekkfritt, mens kr 212,- er trekkpliktig.
Døgndiett er ment å dekke frokost, lunsj og middag. Hvis ett eller flere måltider er dekket av andre enn den ansatte, må dette trekkes fra dietten.
Hvis du er på en reise og overnatter på hotell i Norge, er som regel frokosten inkludert i hotellregningen. Hvis arbeidsgiver dekker hotellet, må det derfor gjøres et måltidstrekk. Dette betyr at både kravet på diett etter Innenlandsavtalen og den trekkfrie satsen må reduseres med verdien av frokosten.
I kravet etter statens satser, beregnes alltid måltidstrekket som en prosent av døgndietten. I den trekkfrie satsen beregnes måltidstrekket i den faktisk trekkfrie satsen.
Når trenger du ikke å foreta måltidstrekk?
Det skal ikke trekkes for måltider som ikke er frokost, lunsj eller middag, for eksempel mellommåltider eller kveldsmat. Det skal heller ikke trekkes for enkle måltider. Dette kan for eksempel være om du har fått servert litt fingermat til lunsj, eller et enkelt måltid på fly.
Pål er på reise fra mandag kl 05.00 til tirsdag kl 14.00. Han overnatter på hotell hvor frokosten er inkludert.
(Husk at beregningen av trekkfri og trekkpliktig del må gjøres per døgn og summeres til slutt)
