Digitalisere regnskapsbyrået? Slik begynner du
Etter flere år i regnskapsbransjen vet jeg at endring i rutiner kan virke uoverkommelig og voldsomt når du har mye å gjøre. Men dessverre vil ikke slike holdninger hjelpe deg i en stadig mer konkurransepreget bransje der større og mer automatiserte regnskapsbyrå fåret forsprang og kaprer kundene dine. For det kunne vært løst så enkelt for deg. Det handler om å tørre å ta det første steget og deretter ta én prosess av gangen.
Les også: Skybasert lønnssystem: Muligheter for regnskapsbyrået.
Kundekravene vokser
For det er som i alle bransjer. Kundene er blitt vant til Vipps og til å betale togbilletten med mobiltelefonen. Dette smitter over til at de stadig stiller høyere krav om raske, digitaliserte og gode løsninger – og tettere samarbeid. Heldigvis finnes det mange løsninger du som regnskapsfører kan tilby for å skape en enklere hverdag både for kunden, men ikke minst deg og dine kollegaer.
Det første steget til digitalisering:
Utgående fakturering
Så hva gjør man for å møte kundenes behov og en ny hverdag? Jeg anbefaler en stegvis fremgangsmåte for å komme i gang med nye tjenester og systemer. Tar du vann over hodet og setter i gang med for mye på en gang, vil det gå ut over kvaliteten og verdien du leverer og lever av.
Det kan være naturlig å begynne med den utgående fakturaprosessen. Ofte er det slik at kunden fakturerer selv. At kunden selv lager og sender ut faktura er en helt naturlig og en fin løsning. Spørsmålet er hvordan man kan gjøre dette mest mulig effektivt for kunden, regnskapsbyrået og mottaker av fakturaen.
Fakturering og bokføring
Tidligere har fakturering og bokføring vært sett på som to separate oppgaver. Når kunden leverte bilagspermen måtte du som regnskapsfører bokføre de utgående fakturaene. Det kan nok virke rart for kundene dine at du skal punche inn en faktura som de allerede har opprettet. Og det er fullt forståelig – det er unødvendig dobbeltarbeid som ikke kommer deg eller kunden til gode.
Hvorfor ikke velge et fakturaprogram som oversender bokføringsdata direkte til ditt regnskapssystem? Når kunden har produsert fakturaen vil den være automatisk bokført i ditt regnskapssystem. Kunden utfører med andre ord fortsatt utfakturering slik han/hun er vant med, men du slipper manuell bokføring. Da har du frigitt tid til enda tettere oppfølging, tid til å se på andre tjenester kunden kan trenge, eller påta deg et nytt oppdrag.
Utsendelse av faktura
Jeg, som de fleste andre, mottar fakturaer direkte i min nettbank – og det liker jeg. Det er en stadig økning i antall privatpersoner og bedrifter som ønsker å motta elektronisk faktura, og det går trolig ikke lang tid før dette blir et krav. Ved å ta i bruk de innebygde funksjonalitetene i fakturaprogrammet ditt, kan utsendinger gjøres enklere enn noen gang. Programmet vil automatisk forsøke å sende fakturaen elektronisk som EHF til bedrifter og efaktura til privatpersoner. Hvis mottaker ikke kan motta elektronisk vil den bli sendt som PDF på epost eller på papir i posten. Kunden trenger ikke manuelt velge hvordan fakturaen skal sendes. Digitalisering av prosessen betyr mindre jobb, raskere utsending, fornøyd mottaker, fornøyd kunde. Bedre blir det ikke.
Kontroll og oversikt for dine kunder
Når fakturaen er opprettet av kunden, automatisk bokført og utsendt på best mulig måte, gjenstår det ikke så mye for regnskapsbyråets del. Men for kunden din er det viktig å ha en kontroll over hvilke innbetalinger som er registrert og hvilke som er utestående. For at kunden din skal få god oversikt, kan du enkelt aktivere bruk av KID-nummer som gjør at kunden alltid har en oppdatert oversikt inne i fakturaprogrammet. Da kan kunden din også enkelt sende ut påminnelser. Skulle kunden ønske mer informasjon som for eksempel hvem de største kundene er, hvilke produkter det selges mest av, finnes dette enkelt visuelt fremstilt i løsningen.
Når det første steget er tatt
Dersom du får i gang kundene med et godt fakturaprogram, vil du samtidig ha oppnådd å være en god rådgiver og knyttet kunden tettere til deg og ditt regnskapsbyrå. Sannsynligheten for at du nå lykkes med digitalisering av andre tjenester er stor. Du har tatt det første steget inn i en ny og bedre hverdag der du er dine kunders viktigste støttespiller gjennom dine økonomiske ferdigheter. Kanskje automatisering av purring og inkasso er neste steg? Uansett hva det måtte være oppfordrer jeg deg til å oppsøke mer informasjon rundt mulighetene som finnes der ute for ditt regnskapsbyrå. For som jeg sa innledningsvis – endringen er her for å bli og du må ta et valg, skal du være med på reisen eller ikke?
