Hvorfor bør ditt byrå ta i bruk skybasert rapporteringsverktøy?

En gang i tiden var verktøy som Excel de beste på markedet når det kom til rapportering og budsjettering. Nå derimot, strekker det ikke lenger til. Det er større fokus på effektivitet, rådgivning og sikkerhet enn det har vært tidligere. Mange trenger å samarbeide mer, og håndtere større datamengder. I tillegg har ansatte en forventning om at de ikke skal sitte med manuelle og gjentakende oppgaver.

Spar tid med automatisert regnskapsføring

Du har kanskje opplevd å ha mange gjentakende oppgaver når du er i en rapporterings- eller budsjetteringsprosess? Med mange manuelle trykk, flere omjusteringer, og mangel på oversikt og kontroll. Dette er tegn på at du jobber i et utdatert system.

Les mer: Derfor er OneStop Reporting det eneste rapporteringssystemet byrået ditt trenger.

Du trenger ikke bruke unødvendig mye tid på feilsøk i tusener av rader, celler og versjoner. Rapportene? De kan også generes automatisk. I et skybasert rapporteringssystem slipper du å bruke tid på å sette opp rapporter. All nødvendig funksjonalitet ligger allerede klart, og med enkle innstillinger har du alt fra nøkkeltall til avviksrapporter klare.

Ved eventuelle endringer vil tallene også oppdateres automatisk. Du kan følge tallene i sanntid, fremfor å måtte gå langt tilbake i tid og hente tall som kanskje ikke er aktuelle lenger.

Mindre sannsynlighet for feil

Styret og økonomisjefer er avhengig av å få tilgang til riktige tall. Det å bygge rapportene manuelt fører ofte til feil, som kan gjøre godkjenningsprosessen lang og komplisert. Slike feil kan skje på grunn av mye forskjellig, men oftest er det på grunn av hjemmelagde formler, at celler eller funksjoner blir oversett, eller ved overføring fra ett regneark til et annet. Du kan se for deg hvor mange tusener av rader, celler og versjoner som må feilsøkes på grunn av menneskelige feil.

Unngå dette ved å ha rapporter som genereres og oppdateres automatisk, og som er bygget for et bestemt formål. Med disse rapportene har du en naturlig flyt over hele linja, og endringer i tall vil automatisk oppdateres i de nødvendige feltene. Mindre feil fører også til mer tid, som kan brukes til produksjon eller rådgivning.

Bedre samarbeid med kolleger

Bedrifter som vokser merker at behovet for samarbeid på tvers øker. Å sende regneark frem og tilbake gjør det altfor enkelt å slette rader og celler, eller gjøre feil med formler og lenker. I tillegg kan du ikke følge med på endringer som andre har gjort. Dette er en lite effektiv måte å jobbe sammen på.

Med et skybasert rapporteringsverktøy kan du enkelt og effektivt dele rapporter med både kunder og kolleger. Du kan også velge ut hvilke tall du vil vise. Ulike målgrupper er gjerne interesserte i ulike aspekter ved bedriften, og har ulike utgangspunkt for å forstå dataene. Derfor er det viktig å tilpasse tallene til formålet de presenteres for.

En av styrkene med et slikt verktøy er at du kan velge hva du vil vektlegge. Dette kan presenteres mer visuelt for kunden også – i form av grafer, diagrammer og tabeller. Her har du full fleksibilitet ut ifra hva som er hensiktsmessig og hvilken målgruppe du ønsker å nå ut til.

Smart bruk av nøkkeltall i regnskap

I et skybasert rapporteringssystem er tallene i regnskapet mer enn bare tall – det er innsikt. Fordi tallene oppdateres automatisk, kan du hente data ut i sanntid. Ved å presentere nøkkeltall og avviksrapporter på en visuell måte kan du på enkelt vis forklare hvordan bedriften ligger an i forhold til budsjett og prognose.

Her kan du som regnskapsfører vise verdi, fremfor å prøve å forklare verdi. Du er på god vei når kunden forstår hva tallene viser. Da vil det være enklere for deg å rådgi kunden på hvilke tiltak som bør gjøres for å sikre fremtidig økonomisk vekst.

Bedre datasikkerhet

Rapporter og budsjetter inneholder sensitiv informasjon. Når du sender e-poster frem og tilbake er det fort å gjøre feil. Kanskje du har sendt et dokument eller en person til noen som egentlig ikke skulle se det? Eller så vet du kanskje ikke hvilke versjoner som ligger hvor og hos hvem? Dette er utfordringen med statistiske regneark.

I skyen har du oversikt over hvem som har tilgang til hvilke rapporter. Du kan selv bestemme hvem som skal kunne gjøre hva, i tillegg til å se hvem som har gjort endringer. Om du velger å ikke gi andre tilgang til å dele rapportene videre, vil du også unngå at feil personer får klørne i informasjonen.

Sørg for at ditt byrå går inn i fremtiden med verktøy som jobber sammen med deg. Det viktigste er ikke å sette sammen dataen. Det er hva dataen kan fortelle deg som betyr noe.