Publisert:
19.2.2024
Sist endret:
19.2.2024
Årsoppgjør
Gry Lømo Eriksen
Alt om den nye skattemeldingen
Skatteetaten ønsker å gjøre det enklere å levere skattemeldingen. Denne guiden for å hjelpe deg å komme i gang.
Skatteetaten ønsker å gjøre det enklere å levere skattemeldingen for deg og dine kunder. Men å endre på rutiner vi har hatt i mange år er ikke lett, og derfor laget vi denne guiden for å hjelpe deg å komme i gang.
Hva er egentlig Prosjekt Sirius?
Prosjekt Sirius er utarbeidet av Skatteetaten og forenkler innsending av skattemeldingen for næringsdrivende. Prosjekt Sirius er en ny dialogbasert skattemelding, og saksbehandlingssystem for fastsetting av skatt. Nå blir det enklere og mer effektivt å levere riktige opplysninger av bedre kvalitet. Vi bruker mye tid på rapportering til skattemyndighetene, både som privatpersoner og næringsdrivende. Tanken bak Sirius er redusere tidsbruken og forenkle prosessen, både for deg og for Skatteetaten.
Ny skattemelding for næringsdrivende
Frem til nå har næringsdrivende sendt inn opptil 60 skjemaer med nærmere 7000 felter, i forbindelse med skattemeldingen. Rapportering via RF-skjema er omfattende og relativt komplisert. Du som regnskapsfører har antagelig kontroll på disse RF-skjemaene, men de som ikke jobber med rapportering som en del av yrket sitt er det ikke like enkelt å holde oversikt. De er ikke alene om å gjøre feil. På grunn av kompleksiteten i innrapporteringen bruker både du og ansatte i Skatteetaten mye ressurser på å innhente og organisere opplysninger. Det er tydelig at det er et stort behov for å endre hvordan næringsdrivende, privatpersoner og Skatteetaten samhandler og deler informasjon, som en del av Skattemeldingen.
Nå forsvinner RF-skjemaene
Nå går skattemeldingen bort fra RF-skjemaer og over til en ny struktur som baserer seg på tema, i likhet med skattemeldingen for lønnstakere og pensjonister. Skattemeldingen vil i stor grad digitaliseres, og når prosessen automatiseres skaper det bedre dataflyt mellom regnskapssystemene og Skatteetatens systemer. Skattedirektør i Skatteetaten, Nina Schanke Funnemark forteller at ambisjonen er å møte næringslivet i deres omgivelser, og det skal bli vanskeligere å gjøre feil. 3–Vår erfaring er at det blir færre feil hvis opplysninger sendes direkte inn fra et regnskapssystem, istedenfor at de fylles ut manuelt eller for hånd, sier Nina Schanke Funnemark.
Les mer om de omfattende forenklingene her
Dette blir nytt:
Hvordan leverer du skattemeldingen? Ta en titt her.
Skatteetatens fremdriftsplan
Alt tyder på at denne fremdriftsplanen opprettholdes. Du som regnskapsfører bør dermed være forberedt på å levere stort sett alle skattemeldinger for dine kunder med enkeltmannsforetak og AS i henhold til den nye skattemeldingen, allerede for regnskapene for 2022.
Tips til neste årsoppgjør
Råd 1: Kurs og kompetanse
Høsten er kurssesong for mange regnskapsbyrå, og 2022 er året hvor du virkelig bør fylle på med faglig kompetanse. Vi anbefaler alle regnskapsbyrå å ta rikelig med kurs i løpet av høsten for å stille mest mulig forberedt til neste årsoppgjør.
Allerede i sommer kan det i tillegg bli vedtatt ny regnskapsførerlov og standard for god regnføringsetikk (GRFS) vil endres til: “Det ubetingede kravet om å alltid gjennomføre avstemminger er erstattet av et krav om tilstrekkelig kvalitetssikring.“
Les mer om standard for god regnskapsføringsskikk hos Regnskap Norge her
Det skjer altså mye spennende i regnskapsbransjen for tiden, og både lovverk og offentlig etater legger til rette for et løft i bransjen. Dette er din sjanse til å videreutdanne dine ansatte, og sørge for at du er ajour på relevante endringer som påvirker ditt byrå og dine kunder. Trykk for relevantekurs fra Sticos
Råd 2: Effektiv produksjon krever planlegging
Planlegging
Vårt beste tips til deg er å ha en tydelig plan for hvordan du skal komme i mål med årsoppgjøret, og da bør du begynne tidlig. Dersom du kommer i mål med så mange aksjonærregisteroppgaver som mulig allerede i desember, er du bedre rustet for året som kommer. Da er du godt i gang før fristen for mva forfaller i februar, og deretter preutfylte skattemeldinger for enkeltmannsforetak som kommer i mars.
Her er våre forslag til fremdrift:
Avstemming og dokumentasjon
En god og effektiv årsoppgjør rutine begynner med en ferdig avstemt saldobalanse og i henhold til GRFS 5.9.3 skal:
Oversikt
Et annet hett tips er å ha kontroll på kundemassen din. Hvor mange enkeltmannsforetak har du, og når skal du prioritere disse? Hvis du ferdigstiller næringsoppgaven før den preutfylte skattemeldingen kommer, er du allerede kommet langt. Har du enkle AS- og holdingselskaper kan disse prioriteres tidlig på året. Da har du har bedre kapasitet til de mer komplekse kundene, som krever det. Dette er ikke fasit for alle, men det kan være lurt å forsikre deg om at du har oversikt over egne klienter, og at du utnytter din ekspertise for å oppnå de beste resultatene for ditt regnskapsbyrå.
Utførelse
Når planen er lagt må du sørge for at alle ansatte er klar over hvordan byrået skal jobbe mest effektivt for å komme i mål. Kanskje du kan friste de ansatte med en gulrot dersom dere når målet? Legg gjerne tidligere årsoppgjør og erfaringer til grunn når du setter opp planen. Gjør vurderinger underveis for å holde oversikt over hvordan det går, og hvor langt du er kommet i forhold til målet. På denne måten samler du mer erfaring og data for hvordan ditt regnskapsbyrå presterer, og ikke minst hvordan du kan forbedre prosesser ytterligere. Er du organisert riktig for effektiv produksjon?
Råd 3. Organisering av regnskapsbyrået
Det er ikke mulig å være ekspert på alt. Noen er gode på årsoppgjør, andre er eksperter på system, og noen regnskapsbyrå har eksperter på salg. En organisering basert på ekspertise er vel og bra i mange tilfeller, men regnskapsbyrået blir også mer sårbart. Mister du en ekspert på årsoppgjør rett før årsoppgjøret har det direkte effekt på arbeidsmengden for andre ansatte, som kanskje ikke har kompetansen som kreves.
Utilgjengelige regnskapsførere
Det er ingen tvil om at årsoppgjøret er en tidstyv, og de mest erfarne regnskapsførerne er stort sett utilgjengelige hele årsoppgjørsperioden. Dersom du ikke utførerer årsoppgjørene selv, er du gjerne kontrollør for andre. Det betyr at det er begrenset hvilke ressurser som er tilgjengelige i første halvår. Kunder møter kanskje medarbeidere med mindre erfaring som ikke har opparbeidet seg like mye kompetanse, og dersom du ikke er forsiktig kan kundene dine søke hjelp andre steder. Rådgivning bør med andre ord være første prioritet.
Mulighet til forbedring
Regnskapsførere har ofte arbeidskontrakter hvor dere må forvente “særskilt arbeidsmengde hos arbeidsgivere” og “det gis generell dispensasjon fra arbeidsmiljølovens bestemmelser om overtidsarbeid.” For å minimere risiko for regnskapsbyrået, forbedre arbeidsmiljøet, redusere overtid og sjansen for sykemeldinger, bør du gjøre grundig analyse av hvordan du organiserer ressursene dine i forbindelse med årsoppgjøret. Bruker du de ansatte riktig, og støtter du kundene dine på en god måte, eller går det for lut og kaldt vann? Vet du om kunden føler seg sett og hørt, eller forsvinner de fra radaren din under årsoppgjøret?
Produser effektivt og med god kvalitet
For å unngå overtid og at arbeidsmengden hoper seg opp i løpet av første halvår, bør du våge å tenke nytt. Med moderne systemer kan du kjøre avstemming og årsoppgjør i samme system. Dette lar deg jobbe smartere samtidig som det frigjør mye av tiden din. Denne tiden kan du heller bruke på kvalitetssikring, interne rutiner og tilrettelegging. Da kommer du i mål med årsoppgjør av høy kvalitet.
Råd 4: Forretningsmodell for årsoppgjør
Årsoppgjørets dilemma – Dyre ressurser vs. lite verdi for regnskapskunden
Noen hevder at man kan benytte årsregnskapet om et grunnlag for analyse av driften og finne forbedrende tiltak, men i mange tilfeller vil det være for sent å utføre tiltak etter så lang tid. Da bør du heller være mer proaktiv gjennom hele året slik at kunden din kan utføre og justere tiltak fortløpende, med deg som sparringspartner. Produktet av arbeidet med årsregnskap og skattemeldingen, gir kunden din lite verdi utover at sluttrapporten er korrekt. Det betyr at det kan være et gap mellom kundens betalingsvilje og regnskapsbyråets innsats. Det er derfor veldig viktig at du har en god forretningsmodell som tar hensyn til din ressursbruk, kundens betalingsvilje og sluttproduktet.
Hvorfor setter kunder bort årsoppgjørsarbeidet?
Kunden ønsker gjerne kvalitetssikring av skattemeldingen før den sendes inn. De er opptatt av at rapporteringen er korrekt og de skal betale korrekt skatt. Det er, naturlig nok, få næringsdrivende som ønsker å havne i søkelyset til Skatteetaten. Dersom kunden ikke er opptatt av kvalitet i deres rapportering til myndighetene, bør du vel kanskje ikke ha dem som kunde? Det er jo heller ingen som ønsker å betale for mye i skatt. Det er gjennom dette kvalitetssikringsarbeidet at du som regnskapsfører skaper verdi for kunden. Du setter ikke bare ditt kvalitetsstempel på skattemeldingen, du gir også kunden din en god natt søvn. Dersom du klarer å tydeliggjøre at jobben du gjør skaper en reell verdi for kunden, vil du også enklere forsvare bruk av tid til avstemming gjennom året.
Hensyn å tenke på i ny forretningsmodell
Ressursbruk
Skatteetaten gjorde i september 2021 en undersøkelse for 500 regnskapsfører som har fått teste den nye skattemeldingen. I undersøkelsen kommer det tydelig frem at 90% av de som deltok mener de sparer tid på den nye formen, i forhold til den gamle.
Du bør derfor allerede nå starte på utarbeidelsen av ny forretningsmodell, og vurdere hvordan du kan organisere arbeidet ditt mer effektivt med den nye skattemeldingen. Et aspekt som berører ressursbruken er valg av mennesker. Det kommer en ny generasjon med årsoppgjørssystemer. Disse er skybaserte, har bedre sjekklister og bedre løsninger for kontroll på oppgavene. Dette legger opp til bedre muligheter for deling av arbeid mellom ressurser, både internt og med kunden. Samtidig opprettholder du kvaliteten på arbeidet. Da kan du også benytte andre ressurser enn de som er aller mest erfarne til en del av oppgavene.
Få kunden til å gjøre jobben enklere for deg
Gjennom en periodevis avstemming kan du fortløpende gjennom året få kunden til å levere dokumentasjonen som du trenger etterhvert som transaksjonen skjer. Dokumentasjonen er da klar i systemet når du skal gjennomføre årsoppgjøret og du bruker mindre tid. Heller ikke dette krever lang erfaring, og du har ikke lenger behov for en autorisert regnskapsfører til å følge opp disse oppgavene.
Hvordan prise årsoppgjørsarbeidet?
Prissetting
Årsavslutningen er et av de områdene hvor autorisasjonen til regnskapsføreren har stor betydning. Med andre ord bør du kunne ta mer betalt for denne typen arbeid enn for standard bokføring og lønnskjøring. Vi oppfordrer deg til å tenke på hvilken verdi de forskjellige oppgavene tilfører kunden, og skille prisen på oppgavene ut i fra det. En måte å skille ut dette på er å se hvilke oppgaver som krever en autorisert og erfaren regnskapsfører. Disse oppgavene bør prises høyere enn oppgaver som kunden selv eller andre ressurser kan utføre. Som du vet så ønsker kunde også å betale for kontroll og kvalitet. Det er nettopp derfor de velger at du som regnskapsfører med din ekspertise gjør jobben for dem. Her er det verdien du skaper som setter prisen. Det å innhente dokumentasjon er en typisk oppgave som kan ta en del tid, men som ikke skaper stor verdi for kunden, så dette arbeidet kan det være vanskelig å prise høyt. Dette kan du da også overlate til kunden å gjøre selv ved å gi dem oversikt over hva som mangler.
Estimer godt
Når har du har god kontroll på oppgavene, er det smart å fordele oppgaver mellom deg og kunden din, eventuelt også revisor om de er involvert. Neste skritt er å estimere og sette en pris på dette. Gjør gjerne dette sammen med kunden og utførende ressurs i ditt byrå. Da får alle involverte en god forståelse for hva som skal leveres, hvorfor prisen er satt som den er, og ikke minst eventuelle tillegg. Husk å ta betalt for systemkosntadene også. Det er kunden som trenger denne tjenesten av deg og da bør de også betale for systemene som benyttes. Dersom dette ikke skulle bli gjort i et godt system, vil det manuelle arbeidet kostet langt mer enn systemkosten. Systemkostnaden tilsvarer 1- 2 fakturerte timer fra deg, og dersom systemet du benytter ikke effektiviserer arbeidet ditt med tilsvarende timeforbruk så har du feil system.
Råd 5: Velg riktig system
Fremtidens behov
Ny skattemelding og behovet for skybaserte løsninger gjør at alle programvareleverandørene, inkludert Visma må endre seg. Uavhengig av hvilket system du har fra før så er dette tiden til å foreta en vurdering om systemet du bruker nå er klart til å møte fremtiden. Dagens løsninger er bygget for effektiv utfylling av skjema og manuelle prosesser, og er dårlig tilpasset den nye skattemeldingen. Løsningen du velger bør sikte mot størst mulig grad av automatikk og ERP uavhengighet så du kun har en prosess for alle kunder, uavhengig av system.
Regnskapbyråets behov
De siste årene har man sett en tendens til at eierskapet i systemene og dataene har forsvunnet fra regnskapsbyrået til kunden. Mange opererer på kundens velvilje og har mistet litt kontroll. Et årsoppgjør, ansvaret du har, arbeidet du gjør, årsregnskap du utarbeider med din kompetanse og erfaring skal tilhøre regnskapsbyrået. Systemet du velger til ditt regnskapsbyrå bør være bygget for den profesjonelle brukeren, den som skal produsere effektivt. Det må være intuitivt, pedagogisk og tilrettelagt – for regnskapsføreren. Det gjelder alt fra hvem som eier lisensen, hvordan opplæring er lagt opp og hvordan supporten fungerer.
Hva gjør Visma?
I Visma har vi lenge vært klar over endringene som kommer, og vi begynte å arbeide med skyløsninger for flere år siden. Vi har bygget stein på stein parallelt med utviklingen, for å sørge for å være mest mulig klare til den nye skattemelding blir obligatorisk. Vi faser ut de eksisterende serverbaserte løsningene våre, men tar med oss all erfaring, og slår sammen ressursene våre. Slik satser vi på en ny skybasert, fremtidsrettet og effektiviserende løsning - for regnskapsbyrå.
Hvorfor bare løfte en fungerende løsning til skyen, når vi kan oppnå fremgang og effektivisering for en hel bransje ved å tenke nytt. Ny teknologi og arbeidsmetodikk er fremtidens løsning. Er du en av våre mange kunder som bruker Visma Finale eller Total? Fortvil ikke, vi skal ta godt vare på deg. Vi gir deg en løsning som er bedre og mer effektiv enn den du har, og vil forenkle din arbeidshverdag.