ERP - Økonomi og regnskap
Edwin Myrvold-Sijtsma
Når du flytter og endrer arbeidsflyten din til et nettbasert system, betyr ikke det at du må endre måten du jobber på. Skyløsningen hjelper deg bare med å fokusere mer på det regnskapsbyrået ditt er spesialister på. I denne guiden tar vi deg gjennom seks steg til skybaserte regnskapssystemer.
Bruker du et utdatert system som hverken møter krav til ansatte eller kunder og som sinker arbeidet deres? En skytjeneste er rett og slett en nettbasert løsning, som vil hjelpe deg å møte disse kravene. Når du flytter og endrer arbeidsflyten din til et nettbasert system, betyr ikke det at du må endre måten du jobber på. Skyløsningen hjelper deg bare med å fokusere mer på det regnskapsbyrået ditt er spesialister på. Tjenesten er tidsbesparende blant annet fordi dere får disse tjenestene i én og samme pakke:
Med riktig verktøy sparer du altså tid, noe som er en vinn-vinn situasjon for deg og for kundene dine. Da kan du nemlig kvalitetssikre desto mer og samtidig oppnå mer kapasitet til flere oppdrag.
Du har bestemt deg for at du vil erstatte et jordbasert system med et skybasert system. Hurra! Da er det vel bare å bestille det første og beste systemet du finner? Neida. Ikke hopp over en av de viktigste delene i prosjektet, nemlig behovet ditt.
Det er avgjørende å sette opp en kravspesifikasjon som definerer hvilke behov nettopp ditt regnskapsbyrå har. Skybaserte systemer kan tilpasses, og derfor kan det være til stor hjelp om du vet hva du ønsker å få ut av systemet. Hvilken funksjonalitet skal til for å oppnå satte mål? Gjør dere en grundig jobb her, blir det mye enklere å finne leverandører og løsninger som dekker deres behov best mulig.
Eksempel på dette kan være hvis regnskapsbyrået ditt har mange kunder i én bransje og ønsker å gå for en skyløsning som egner seg godt for akkurat denne bransjen. Det vil nemlig påvirke kravspesifikasjonen. Kanskje er det viktigste for dere å få en skyløsning der alle type kunder passer inn, uavhengig av bransje? Eller vil derestandardisere en løsning slik at dere blir spesialister på akkurat denne løsningen og dermed blir mer effektive og kan levere et ekstra godt produkt til kundene? Det kan eventuelt være behov for spesifikk funksjonalitet som for eksempel BI, AI og automatikk, et godt utvalg av integrasjoner, vektlegging av byråfunksjonalitet eller mulighet for mange dimensjoner det som er avgjørende for dere. Mulighetene er mange og med den rette behovsavklaringen er sannsynligheten større for å finne systemet som er best tilpasset dere.
Sett opp en strategi som inkluderer hvilke prosesser som skal dekkes, budsjett for prosjektet, og hvilke ressurser som skal involveres. Ledelsen bør inkludere nøkkelpersoner i byrået som gjerne er fra ulike fagområder. Slik blir alle enige om både mål og behov i det nye systemet. I tillegg er det nyttig å sette opp en tidslinje på hele prosjektet med viktige milepæler for å sikre at prosjektet får en god fremdrift. Alt dette er med på å forenkle dialogen dere skal ha med potensielle leverandører.
Det er også viktig å ha klare mål og delmål på hva dere ønsker å oppnå med prosjektet. Kanskje har dere ønske om å bli mer effektive på enkelte oppdrag, forbedre kundeopplevelsen, eller rett og slett ser behovet for å samle flere oppdrag i samme løsning. Kommuniser dette internt, og sett klare nøkkeltallsindikatorer som viser hvorfor dere skal flytte til skyen. Dette gjøres ikke bare for byråets finansielle og strategiske behov, men også det sosiale. Mange vegrer seg for endring på jobb, og du kan unngå misnøye ved å tydeliggjøre hvorfor byrået skal gjennom en endringsprosess så tidlig som mulig.
Velg en partner som kan bistå deg i hvordan forretningsmodell og priser bør endres under overgangen til skyen. Partnere er eksperter på ulike leverandører sine løsninger. De har ofte erfaring som kan hjelpe deg med å bedre forstå hvilken funksjonalitet som har størst verdi for nettopp ditt byrå, og de vil være en viktig sparringspartner når du vurderer en leverandørs tjenester.
En partner vil sette seg ned sammen med dere og komme med løsningsforslag basert på arbeidet dere har gjort rundt mål og behov. De vil gi dere gode råd på veien videre og hvordan dere sammen kan nå de forskjellige målene. Gjennom samtaler og workshops kan dere avklare hva slags funksjonalitet, konfigurasjon, rapporter, integrasjoner, tilpasninger og kostnadsbilde deres byrå bør se etter. De vil hjelpe ditt byrå med å få en fullstendig tidslinje for arbeidsmetodikk, opplæring og utrulling.
Hva skjer med gammel data?
Uansett størrelse på ditt byrå er det mye data som må flyttes over. Partner og leverandør kan flytte over alt, men da går dere glipp av en gyllen mulighet til å rydde opp i dataen. Dere kommer til å jobbe annerledes i et skybasert system, så i denne fasen kan dere planlegge oppsett for fremtiden. Dere kan for eksempel strukturere hvordan kontoplaner og kostnadsbærere skal bygges opp. Ved å involvere dere selv i opprydningsprosessen kan det også spares mye penger.
Tiden det tar å flytte over data avhenger av hvor lenge dere har hatt eksisterende system, hvor mye data dere har, og hvor kompleks dataen er. Ofte har skybaserte system en helt annen grunnstruktur, og derfor er det ikke bare å flytte over flere år med regnskapsdata fra jordbaserte system. Dette kan ta kortere tid om du velger å beholde samme leverandør som du har hatt tidligere, men du må uansett belage deg på at det kan ta litt tid.
En viktig styrke med et skybasert system fra Visma, er at vi i Visma sørger for at alle kunder til enhver tid er på den siste versjonen. Dette inkluderer sikkerhet, oppgraderinger og oppdateringer. Dette betyr at du kommer raskere i gang med standardiserte prosesser og arbeidsflyt som er gjennomtestet, som vil spare deg både tid og penger.
Vismas skybaserte systemer tilbyr blant annet også både standardmaler og skreddersøm for rapporter. Du kan bygge rapporter slik du selv ønsker, med stor mulighet for tilpasninger. Du kan også gi kunden tilgang til dataene, og involvere dem i større grad enn man kan i jordbaserte løsninger.
Hvis et skybasert system skal fungere optimalt må det kunne snakke med andre løsninger. API er noe som hjelper med det. API står for Application Programming Interface, og er en kode som brukes for å utveksle data mellom to forskjellige systemer eller apper. En API-integrasjon hjelper systemene å kommunisere med hverandre uten at mennesker er involvert. Når APIet til to systemer er koblet sammen, åpner det opp for en strømlinjeformet deling av data og automatiserte prosesser.
Fordelene med et API er at det automatiserer prosesser. Ansatte slipper å bruke tid på å flytte og sortere data, slik at dere heller kan bruke tiden på å skalere opp virksomheten. Et typisk eksempel her kan være et selskap som driver nettbutikk med flere daglige ordrer i nettbutikken. Her vil det være mye informasjon som skal inn i regnskapet eller rapportene. En API-integrasjon lar nettbutikken velge om denne informasjonen skal fortløpende inn i regnskapet, eller om informasjonen skal inn på slutten av dagen. Alternativene til integrasjon via API er både tidkrevende og tungvinte. Skal to systemer snakke sammen uten å bruke et API, må dataen punches inn helt manuelt. Et semi-automatisk alternativ er import av flatfiler, som for eksempel Excel-filer, noe som er bedre enn helmanuelt, men som fremdeles etterlater mange muligheter for menneskelig feil og vil ikke kunne gi deg et kontinuerlig oppdatert regnskap eller rapporter. I tillegg må Excel-filen være riktig format for at det skal fungere.
Når systemet er satt opp slik dere ønsker, er det på tide å teste løsningen. Her kan dere sette opp et demomiljø. Fungerer integrasjonene slik de skal? Hvordan ser rapportene ut? Hvor finner jeg all data? Gir dashbordet meg den innsikten jeg trenger?
Test alt dette i demomiljøet og gi tilbakemelding til partneren din. Det er avgjørende å gjøre de største justeringene før systemet rulles ut, derfor er det bare å teste alt som testes kan i denne fasen.
Når løsningen er valgt, må alle som skal bruke den lære seg hvordan løsningen fungerer. I et regnskapsbyrå vil det gjerne være ulike brukergrupper. Noen skal være systemadministrator og kunne detaljene for oppsett, innstillinger og integrasjoner. Denne gruppen har det mest komplekse behovet for opplæring fordi de skal sitte igjen med solid forståelse for hvordan løsningen fungerer, samtidig som de skal bidra med opplæring av de ansatte i regnskapsbyrået.
Andre medarbeidere vil derimot kun behov for å vite hvordan de skal gjøre sine oppgaver effektivt, og har dermed behov for en annen type opplæring enn systemadministrator.
For eksempel vil en som jobber med produksjon av lønn eller regnskap oppleve at det viktigste er å vite hvordan akkurat disse modulene fungerer og hvordan prosesser kan settes opp på ulike kundegrupper for få jobbet effektivt i systemet. For denne gruppen er det derfor viktig å sette av nok tid til kursing i forkant av byttet for å få nødvendig forståelse av systemet. Etterhvert som systemet tas i bruk, kan in-app learning og et hjelpesenter som gir gode beskrivelser av fremgangsmåte for å løse konkrete oppgaver være nyttig.
En siste brukergruppe er kunden, og her kan det være personer som har behov for ulik bruk av systemet. En CFO eller en daglig leder vil for eksempel bruke et regnskapssystem til å godkjenne faktura, betalinger, se på rapporter og sende faktura. En ansatt skal kun sende inn utlegg, registrere timer og se sin egen lønnsslipp. Det betyr ulike behov for opplæring.
Når du endelig skal i gang med å bruke det nye skybasert systemet, kan det kan være fristende å starte med noen av de mest komplekse kundene for å sjekke at systemet takler dette. Ulempen med å gjøre det på denne måten er at overgangen for de som skal jobbe med disse kundene i den nye skyløsningen blir enorm. For å legge til rette for at byttet blir en god opplevelse kan det være smart å starte med noen litt enklere kunder.
Start med å flytte over et par kunder der det er match mellom krav til regnskapet og funksjonalitet i systemet, og som både ser verdien av å bytte system og som vil gjøre noen av oppgavene selv. For eksempel betale faktura, legge inn prosjekt, sende faktura og godkjenne betalinger. På denne måten øker du sannsynligheten for at de som jobber i systemet får høstet noen gode erfaringer og dermed blir positive til å flytte flere kunder på sikt. Samtidig får dere bygget en bredere kompetanse på systemet før det store volumet og de mest komplekse kundene flyttes.
Hvordan skal dere så legge til rette for at også kunden er enig? En god onboarding er avgjørende. Sørg for at kunden forstår bakgrunnen for byttet av system og at de ser verdien. Det nye systemet vil kanskje gi ny funksjonalitet som kunden allerede har etterlyst, eller som de ser den umiddelbare verdien av. Det kan være alt fra å få tilgang til mer oppdaterte tall, eller rett og slett at systemet bidrar til bedre samarbeid mellom byrå og kunde.
Under endringsprosessen bør dere bruke tid på å avklare hvordan oppdraget skal leveres og hvordan arbeidsfordelingen er sammen med kunden. Hva forventer regnskapsbyrået at kunde skal gjøre, hva kan kunde forvente at regnskapsbyrået skal gjøre og hvilke frister må overholdes? Sannsynligvis vil et systembytte som gir mer funksjonalitet, samhandling og kontinuerlig oppdatering gi en økning i pris til kunde. Det må både forklares og avklares med kunden tidlig. Ved å bruke god tid på å definere hva som inngår i oppdraget og prisen, minskes sannsynligheten for at kunden vil klage på faktura eller være misfornøyd med noe i leveransen.
Husk også å ha en god plan for opplæring. Hvis kunden skal inn i systemet for å gjøre enkelte oppgaver, eller bare se på rapporter, må det gis opplæring. Kunden må også oppleve at oppgavene de skal gjøre i systemet kan løses effektivt og godt for å bli fornøyd.
Gratulerer! Du har nå satt i gang med et skybasert system. Men ikke glem at dette bare er begynnelsen. Systemer i skyen utvikles kontinuerlig, noe som tross alt også er den store fordelen med skyen som verktøy. Nye funksjonaliteter legges inn i systemet ved oppdateringer, og rulles ut til alle brukere i en og samme tid. Skulle dere oppdage eventuelle problemer, kan dette også løses raskt. Ved å ha kontinuerlig oppfølging av din skyleverandør eller partner, kan virksomheten din få maksimalt utbytte av systemer i skyen. Gi de anbefalinger og tilbakemeldinger på hva som kan bli bedre med systemet. Det åpner nemlig for muligheten til å utvikle funksjonalitet som bidrar til besparelse av tid og som gir bedre oversikt. Det vil også kunne bidra til rapporter med større grad av enten skreddersøm eller standardisering, samt integrasjoner med flere systemer. Det er virkelig ubegrenset med muligheter i skyen!
