Automatiserte lønnskjøringen med lønnssystemet Payroll

–  Brukergrensesnittet så bra ut, og jeg skjønte at jeg kom til å like det.

Sier Irma Kymante. Hun peker på at det ikke er bare bare å bytte ut et kjent og kjært lønnssystem, men at god planlegging forenkler prosessen.

– Oppstarten har gått bra! Vi fikk tilsendt et planlagt opplegg fra Amesto, som er vår Visma-partner og rådgiver. De er veldig flinke og har holdt oss i hånden hele veien. Selve opplæringen gikk via Teams, og etter at vi opprettet det første selskapet sammen, opprettet jeg de to andre på egen hånd.

Elektronisk lønnsslipp

Elektronisk lønnsslipp var også en overgang for de ansatte, men i dag er de fleste fornøyd med å få oversikt over lønnen på nett.

– Jeg tror det var litt skummelt for enkelte ansatte å gå over til elektronisk lønnsslipp, men nå er alle fornøyde. De blir varslet på mobilen, og så har de den tilgjengelig over alt. Og det har jeg også. Det er helt fantastisk å endelig ha et skybasert lønnssystem.

Payroll har gitt en ny og automatisert hverdag

Kymante forteller at Payroll gir mye mindre manuelt arbeid enn Huldt & Lillevik. Før håndterte de en overflod av permer, punching, papirer og utskrifter som måtte til godkjenning før lønnen kunne kjøres. Nå er går meste i lønnskjøringen automatisk gjennom det skybaserte verktøyet og papirene og permene får endelig vike.

– Payroll er veldig brukervennlig. Du bare logger på systemet og sjekker alt du ønsker å få oversikt over, for eksempel avvik. I tillegg fungerer retroaktiv verdi kjempebra. Hvis en ansatt har hatt lønnsøkning, kan jeg bare legge inn på riktig måned og systemet oppdateres uten at du må huske eller notere noe.

– Jeg liker også modulen HRM Anaytics. Her kan vi enkelt hente ut statistikk som kjønnsbalanse, ansiennitet og sykefravær. Rapportene er enkle og fine.

‍

En av modulene i Payroll er Calendar. Ansatte kan bruke enten desktop eller appen Visma Employee til å registrere timer, fravær og ferieønsker. Dette sender et varsel til nærmeste leder, som godkjenner like enkelt. Og de ansatte har alltid oversikt over egne saldoer.

– Hos oss leverer de ansatte fremdeles ferie og fravær på papirskjemaer, men Calendar er likevel en stor fordel for oss på regnskap. Vi legger inn alt, og da trekkes utbetalte feriedager og lignende automatisk. Vi ser hvor mye ferie de har til gode, hva som er godkjent, og hva de eventuelt har søkt om. Så bruker vi fremdeles Tidsbanken til timer og fravær. Den er integrert med Payroll.

Retroaktiv verdi (datostyring)

Retroaktiv betyr tilbakevirkende, og i en Payroll-sammenheng betyr en retroaktiv verdi at det er en endring som påvirker en tidligere lønnsperiode. Mange nye brukere synes dette er litt vanskelig i starten.

Måten retroaktiv datostyring fungerer på, er i tråd med regelverket for innrapportering til a-melding. I hovedtrekk betyr det at kontantytelser skal følge kontantprinsippet og rapporteres i utbetalingsmåneden, mens naturalytelser, trekk og korreksjoner skal rapporteres i den måneden ytelsen gjelder.

Det vet Payroll, og ordner dette selv, så lenge du er nøye med å angi korrekt dato for når en ytelse skal gjelde. Legger du for eksempel inn en firmabil i oktober, som gjelder fra 1. september, sender Payroll automatisk en retroaktiv a-melding for september, i tillegg til den ordinære for oktober.

‍

Payroll oppdateres i takt med behov

HOLSHIP har brukt Huldt & Lillevik i mange år, med svært erfarne lønn- og regnskapsmedarbeidere ved roret. Kymante forklarer at de hadde lite avvik også i det gamle systemet, men at Payroll definitivt gjør jobben lettere likevel. Noe funksjonalitet savner de imidlertid.

– Det er et par småting med Payroll som gjør at vi føler det er et litt ungt program, og enkelte funksjoner som mangler i forhold til Huldt & Lillevik. Vi finner måter å løse ting på, men enkelte ting er lite brukervennlig. Allikevel skal det sies at det hver måned rulles ut ny funksjonalitet i Payroll, og jeg ser at systemet går fremover, avslutter Kymante.

‍

‍