Enkel overgang til nytt lønnssystem for kommunikasjons- og teknologibyrået

Payroll er nytt og moderne, grundig webbasert.

Jakten på norsk lønnssystem i skyen

Da konsernet valgte et felles ERP-system for alle de ansatte i kommunikasjons- og teknologibyrået Knowit , ble det bestemt at lønn skulle være adskilt. Administrerende direktør, Bjørg Haaland, og kollegene begynte dermed å se seg om etter et nytt lønnssystem i skyen. Payroll var fortsatt ungt når Haaland og kollegaene vurderte det, dermed gikk de et par runder angående behovene de hadde før de tok en avgjørelse.

– Når vi valgte Payroll var produktet fortsatt veldig ferskt og manglet noe av den funksjonaliteten vi hadde satt som et krav. For eksempel å kunne laste inn variabel lønn og transaksjoner. Vi har mye variabel lønn, så dette var viktig.

Tre årsaker til valget av Payroll

Høsten 2019 satte de i gang prosesser med tre ulike lønnssystemer. I mellomtiden hadde Visma rullet ut en hel del ny funksjonalitet. Tre systemer var oppe til vurdering, før Payroll trakk det lengste strået. Det var det i hovedsak tre grunner til.

– Det er nytt og moderne, grundig webbasert, og sist, men ikke minst, kom vi frem til en pris som gjorde løsningen konkurransedyktig mot de andre, forteller Haaland.

Overgangen til nytt og enkelt lønnssystem

Visma Software leverer tjenestene sine gjennom sertifiserte partnere og koblet Knowit sammen med ECIT Capstone AS. Haaland og lønnsansvarlig for kontoret i Bergen, fikset på sin side et felles oppsett av lønnskonti på tvers av selskapene. Deretter kom ECIT på banen og arrangerte en workshop over to dager.

– Vi fikk en fantastisk team fra ECIT. Vi mappet opp alle de normale lønnsartene mot konti som vi sendte over. Deretter satte de opp en Excel-master, og ga oss god support og oppfølging hele veien.

Overganger til nye systemer kan være tøffe og brutale, men Haaland ble positivt overrasket.

– Det gikk over all forventning. Vi hadde workshop i november og gikk opp med to små selskaper for å teste løsningen. Planen var å ta opp resten av selskapene i mars 2020, men siden det gikk så bra, besluttet vi å ta opp alle Oslo-selskapene allerede i januar. Altså 10 av totalt 12 selskaper. Og det i vår travleste måned!

Mest fornøyd er Knowit med muligheten til å laste variabel lønn og endre på én fast lønnsart. Det skulle blant annet komme godt med da koronakrisen rammet.

– Vi trekker vanligvis folk for lunsjpenger, og dette ble jo ramaskrik på hjemmekontor. Da var det enkelt å halvere satsen for mars, og fjerne den inntil vi er tilbake på kontoret.

Korrekt lønn på nett og mobil

Selv om det er en overgang å gå til et datostyrt system, forteller Haaland at de ser besparelsen av manuelle kalkulasjoner. De kjenner seg allerede trygge på at beregningene som systemet gjør, blir riktige.

– Vi kan med trygghet fortelle de ansatte at de har fått etterbetaling, eller at det kan virke som at skatten til vedkommende er alt for høy, men at den er riktig ut i fra de beregningene som er gjort. Det hadde vi ikke mulighet til å gjøre i det gamle systemet. Ikke minst er de ansatte utrolig fornøyd med å få lønnsslipp på mobilen, avslutter Haaland.