Et strukturert prosjektstyringssystem som gir tydelige gevinster!

Etter flere oppkjøp, satt IT-selskapet med intet mindre enn tre systemer for timeføring og fakturering. Det syntes konsulentleder i Braathe Gruppen, Runar Sand, var lite hensiktsmessig.

Selv om han selv hadde jobbet i Severa (Project Management) i flere år, tok de en god runde ute i markedet for å se hva som rørte seg. Likevel falt valget på samme løsning. Forskjellen var at de begynte helt fra scratch.

Dere skulle flytte tre systemer inn i én løsning. Hvor startet dere?

– Vi ville ikke ha med oss gamle prosjekter og historikk vi ikke trengte, så vi startet med helt blanke ark. Vi la inn alt på nytt – importerte bare kundene i én smell, via en CSV-fil, og så var det litt jobb å legge opp prosjektene. Det var jo over 800!

– Men vi har heldigvis en standardmal for prosjekter med løpende timer. Vi gjorde bare mindre justeringer der det trengtes.

Hvordan var det å sette i gang med systemet?

– Det var fort gjort. Grunnopplæringen tok vi avdeling for avdeling, cirka en time per gang. Vi viser hvordan man blir medlem av et prosjekt, de ulike timetypene og hvordan man fører timer. Nå er det omtrent 85 stykker som bruker Visma.net Project Management. Det er først og fremst konsulentene, men også prosjektledere og ledere.

– Etter et par uker setter vi av en liten sesjon med spørsmål og svar. I tillegg har vi en kanal i Teams med tips og triks, ofte stilte spørsmål og så videre. Der kan vi som holder i systemet følge opp det de ansatte mangler og lurer på.

Terskelen for å bruke systemet er lav. Det er veldig brukervennlig, både på desktop og på mobil. Appen er så godt som identisk webgrensesnittet.

Med andre ord brukervennlig?

– Ja. Terskelen for å bruke systemet er lav. Det er veldig brukervennlig, både på desktop og på mobil. Appen er så godt som identisk webgrensesnittet.

Dette liker vi!

– Vi også! I forhold til tidligere versjoner, synes jeg systemet reagerer raskere. Koden virker glattere, det går fortere. Hele prosjektmodellen er veldig smidig, at man kan sjonglere og dra de ulike delene rundt.

– Og så synes jeg det ser mye penere ut. Mer intuitivt. De av oss som har sittet i det gamle brukergrensesnittet, får seg en åpenbaring når de kommer over i det nye.

Hvordan støtter løsningen opp om ulike prosjektfaser?

– Veldig bra, det er et solid prosjektbasert timeføringssystem. Veldig smidig å kunne fakturere på faser, det gjør det enkelt å kostnadsstyre. Har vi undersolgt? Oversolgt? Treffer vi på estimatene våre?

– I tillegg har vi en del maler. En del prosjekt er helt like, for eksempel leveranser. Da er det bare å hente opp malen med kartlegging, tilrettelegging, gjennomføring og dokumentasjon. Det går på sekunder, så er vi i gang.

Løsningen gjør det enkelt å kostnadsstyre. Har vi undersolgt? Oversolgt? Treffer vi på estimatene våre?

Hva blir den største forskjellen fremover?

– Vi har allerede mye bedre oversikt da alle kan føre timer, ikke bare fakturerbar tid. Jo bedre oversikt, desto lettere er det å styre prosjektene og instruere selgerne til å selge inn riktige forventning. Vi kan også ta mer betalt for de jobbene vi gjør! Her er et eksempel: En av avdelingene våre har kun hatt krav om å føre fakturerbar tid. Og løsningen de jobbet i var ikke så veldig godt egnet. Uken etter at vi flyttet dem over på Visma.net Project Management, gikk de fra å registrere 50 til 100 timer! Fakturerbar tid, der altså! Vi tenkte, er det mulig? Men uken etter var det 100 igjen.

– Fakturerbar tid vil så klart variere, men det er helt tydelig at et strukturert system gir tydelige gevinster, nesten fra dag én.

Hva er det aller beste med Severa?

– Brukerterskelen kommer høyt opp. Det er lett å få timer inn. I tillegg er det lett å lage og strukturere prosjektene våre, og veldig praktisk med kalendersynkronisering. Vi henter ut avtaler fra dagen og legger inn i prosjektene. Det gjør timeføringen enda enklere.

Hva savner du i løsningen?

– Det må være muligheten til masseoppretting av prosjekter.

Hva er dine smertepunkter som leder for 40 konsulenter?

– Vi har folk på åtte lokasjoner, og det er alltid et mas om å få fakturert timene i tid. Målet vårt er at de ansatte skal føre timer hver dag, og at uken deres er «grønn» mandag morgen. Da kan prosjektlederne godkjenne på tirsdager, og vi kan fakturere på onsdager.

– Jeg antar at vi jevnt over vil mye høyere faktureringsgrad innen ett år. Da har vi fått synliggjort timene, og blitt kjent med hvilke vaner vi har. Jeg håper og tror at snittet er på over 70 prosent!

Vil du anbefale Severa til andre?

– Ja, det vil jeg absolutt.