Fordeler og utfordringer med Contracting NXT

{{cta-1}}

Regnskapsføreren på huset, Lucinda Bjørnset Reksten, elsker teknologi og syntes det var ekstra stas å skulle lære seg et nytt system. I Fokus Elektro er de ansatte fortsatt ferske brukere av systemet Contracting NXT, men Lucinda har allerede erfaringer hun gjerne deler med alle som vurderer systembytte.

De største fordelene Fokus Elektro opplever med Contracting NXT:

• Skyen! Vi kan jobbe mye lettere med de oppgavene vi må få unna, uansett hvor vi er lokalisert, når som helst. 
• Det er enklere og raskere å føre, godkjenne og holde oversikt over utlegg. 
• Det er et mer redigerbart system slik at vi enklere kan endre ordre. 
• Det er lettere å hente ut rapporter. Vi henter en del rapporter i Excel og synes det er enklere å plukke ut det vi vil ha med, i stedet for å skrive og slette.
• Lønn og time-biten er oversiktlig.

De største utfordringene Fokus Elektro har opplevd med overgangen til nytt system:

• I begynnelsen gikk det tregt med opprettelse av ordre.
• Synkroniseringen mellom systemene stoppet opp flere ganger i oppstartsprosessen.

{{customer}}

4 tips for å komme godt i gang med Contracting NXT:

• Forvent utfordringer.
• Planlegg godt. 
• Skap god informasjonsflyt med leverandøren på forhånd! God kommunikasjon med både partner og Visma Software er viktig. Det er også viktig at leverandøren vet hvem som er prosjekteier internt i bedriften.
• Ha en smørbrødliste over hva som skal overføres, og når det skal skje. Det kan være lurt å lage listen sammen med leverandøren av systemet.
• Ha med systemleverandøren på første lønnskjøring.

Raskere og mer redigerbare ordre

Lucinda utdyper flere av fordelene ved den nye løsningen som gjør arbeidsprosessene mer fleksible og effektive:

– Expense-delen og integrasjon med Contracting Works fører til en lettere løsning både for deg og for meg som skal ta det unna. Og så er Contracting NXT mer redigerbar enn gamle Contracting, fastslår hun.

– Nå er det lettere for meg å gå inn og endre ordre. Før kunne man ikke velge ordre, for den var ikke så integrert at vi kunne velge ordrenummer. Dermed måtte ordrenummeret skrives inn i beskrivelsen. Nå kan ordrenummer legges inn og deles, og kostnadsartene kan redigeres. Utlegg er også blitt enklere og mer redigerbart.

Teknologi kan by på gode løsninger og utfordringer i samme håndvending, og Lucinda har allerede rapportert et problem som må løses i Contracting NXT.

– Det har gått litt tregt med opprettelsen av ordre vi har valgt inn. Når det opprettes ordre ute, tar det lang tid å få ordrenummeret tilbake. Vi bestiller mye materiell som skal ha ordrenummer på, så akkurat det har vært en utfordring som vi håper blir løst.

{{partner}}

Skyen gjør alt enklere

Lucinda er ikke i tvil om hva som er det beste med hele endringen:

– Det er jo at vi endelig er i skyen. Jeg skal for eksempel på kurs denne uka, og kan mye lettere sitte og jobbe med oppgaver jeg må ta unna. Blant annet tar jeg den endelige faktureringsbiten og henter ut en del rapporter i Excel. Jeg kan plukke vekk det jeg ikke vil ha med. Før måtte jeg skrive ut alt og deretter slette. Nå er det lettere å hente ut rapporter som er akkurat slik jeg vil ha dem.

Det er dessuten mye lettere å ha oversikt, forteller Lucinda.

– Nå sitter jeg med lønnen og kontrollerer, og jeg synes timebiten er veldig oversiktlig. Du kan se hva som faktisk er med på lønnen. Det er mye lettere enn før, da alt måtte hives ut i Excel for at man skulle se det. Nå kan jeg sitte mer på PC-en og se alle artene som er med når jeg tar frem lønnsperioden.

{{product}}

Viktigst av alt: Planlegg overgangen!

Det er viktig å være forberedt på utfordringer i overgangen til nytt system, og Lucinda legger særlig vekt på at det er viktig å planlegge prosessen. Hvem er kontaktperson i bedriften, når er de tilgjengelige, og hva skal flyttes når? 

Hun opplevde for eksempel at hun var i utlandet på seminar da hun fikk beskjed om at Visma ønsket databasen fra henne neste dag. Det ble umulig, og hun måtte si nei og utsette. Dette skjedde til tross for at reisen hadde blitt varslet om flere ganger, slik at det ikke skulle falle på de bestemte datoene.

– Vi skulle kartlagt alt som skulle inkludere i overgangen på en mye mer detaljert måte. Vi burde hatt mer informasjonsflyt med systemleverandøren på forhånd i prosessen. Det ble litt for mye armer og bein de første ukene på grunn av detaljer som ikke var godt nok planlagt. 

– Det er veldig viktig at alle parter vet hvem som er kompetansepersonen i bedriften, og at denne personen må være tilgjengelig når ting begynner å bevege på seg, avslutter hun.

{{cta-1}}