Skaper harmoni mellom fakturahåndtering og ERP i skyen

– Effektive og gode systemer er kritiske.

Haakon er svært opptatt av at flyten skal fungere godt, spisset mot de konkrete behovene de har.

– I byggenæringen jobber vi ikke bare fra klokka 08.00 til 16.00. Der jobber vi døgnet rundt. Da er det viktig at medarbeiderne får tak i informasjonen de trenger, når de har behov for den, forteller han.

Effektiv fakturahåndtering

For å håndtere bilag og fakturaer på best mulig måte, har de valgt en kombinasjon av systemer som har fungert optimalt for dem.

– Å kunne håndtere bilagsflyten og fakturahåndteringen effektivt og ha alle data lett tilgjengelig er helt avgjørende for oss. Det reduserer kompleksiteten og forbedrer vår evne til rask beslutningstaking, påpeker Haakon. 

Med Business NXT og Advanced Workflow er det blitt enklere enn noensinne for de ansatte i Tronrud Eiendom å få tilgang til, godkjenne, og finne fakturainformasjon i deres digitale arkiv.

– Effektive og gode systemer er kritiske. De sikrer at de som trenger data, har tilgang hele døgnet, understreker Haakon.

Utfasing av gammeldagse systemer

Inntil år 2000 var Tronrud avhengig av manuelle bilag, noe som hindret effektiviteten. De forsto på dette tidspunktet at det var avgjørende å introdusere en løsning som kunne scanne bilag, og ikke minst gjøre dem tilgjengelig for prosjektledere ute på oppdrag. 

Denne innstillingen førte til innføringen av Compello, et digitalt verktøy for fakturahåndtering. Løsningen var integrert med ERP-systemet Visma Business som de brukte på den tiden. Tronrud opplevde at samarbeidet var en revolusjon for måten fakturaene deres ble håndtert – fra scanning og OCR-tolkning til avansert databehandling, som koblet bilag direkte til ansvarsenheter og prosjekter. 

– Det var fascinerende for oss å kunne scanne et bilag, OCR-tolke det, legge inn ansvarsenheter og knytte det direkte til riktig prosjekt. Det ga oss en helt ny grad av kontroll, sier Haakon.

Han utdyper videre at:

– Den fremtidsrettede teknologien vi la opp til da, ga oss også muligheten til å styre og håndtere prosjektene våre på en mye bedre måte.

En fremtidsrettet digital strategi

Nesten 20 år senere så Tronrud Eiendom at skybaserte systemer ville være fremtiden. I 2017 valgte de derfor en skybasert løsning hos Compello. Det reduserte tidsforbruket betydelig.  

– Den skybaserte versjonen av Compello har lært seg våre vaner og foreslår automatisk hvilke bilag som tilhører hvilke ansvarsenheter, noe som sparer oss for verdifull tid, forteller Haakon. 

Dette var spesielt verdifullt i byggebransjen, hvor tilgang til oppdatert og nøyaktig informasjon døgnet rundt er avgjørende. 

– Kunstig intelligens høres kanskje skummelt ut for mange, men i løpet av den tiden vi har samarbeidet med Compello har vi sett hvordan maskinlæring og KI gjør det mulig å huske hva vi som operatører og regnskapsførere har gjort tidligere, for så å komme med forslag.

Tilbake til røttene

De seneste årene har Tronrud utforsket andre systemløsninger for fakturahåndtering, men de skjønte nokså fort at andre løsninger ikke kunne sammenlignes med Compello. 

– Vi prøvde andre løsninger, men innså at Compello var i en egen klasse, innrømmer Haakon. 

Derfor har det vært åpenbart for Trondrud at de skulle gå videre med Compello, med den oppgraderte løsningen, Advanced Workflow. Dette skiftet har tillatt dem å ta med seg verdifulle lærdommer og praksiser akkumulert over 20 år inn i et moderne, integrert system.

Advanced workflow + Business NXT = sant

– Vi valgte først ERP-systemet Business NXT fordi vi så at det var et fremtidsrettet verktøy for oss. Det å tilpasse systemet til et regelsett som allerede var definert for vår organisasjon, var veldig fort gjort. Med god hjelp av konsulenter som kan gi gode råd og som kjenner programvaren godt. 

Haakon forteller videre at kombinasjonen av Business NXT og Advanced Workflow ble et lykkelig valg, nettopp fordi de kunne ta med deg det de hadde gjort de siste 20 årene, i tillegg til at skyen tilbyr flere fordeler:

– Det er to fordeler for oss i skyen. For det første har vi til enhver tid programvare-løsninger som snakker godt sammen, og for det andre har vi større grad av sikkerhet, ved at vi ikke trenger å logge oss inn i mange systemer med ulike passord. Det at systemene snakker så godt sammen gir en trygg og effektiv hverdag for oss, forteller Haakon.

En integrert fremtid

Med Business NXT og Advanced Workflow i skyen, opplever Tronrud ikke bare forbedret effektivitet, men også økt sikkerhet og bedre økonomioppfølging. 

– Systemene snakker godt sammen og tilbyr en sikkerhet vi ikke hadde før, noe som er essensielt i eiendomsbransjen hvor sporbarhet og nøyaktighet er kritisk, forklarer Haakon.

Sporbarheten har gitt selskapet en helt annen oversikt i databasen og de kan bruke arkivet som et oppslagsverk, uansett når og hvor.

Gjennom årene har Tronrud Eiendom bevist at riktig teknologi ikke bare støtter eksisterende prosesser, men også åpner døren for nye muligheter. Med et helhetlig syn på digitalisering og et tydelig fokus på fremtiden, fortsetter Tronrud Eiendom å lede an i en bransje som stadig er i endring. 

– Det å kunne integrere gamle papirbilag som digitale filer i sanntid, gir oss en konkurransefordel og mulighet til bedre rapportering, avslutter Haakon. For selskaper som står overfor digitale transformasjoner, tilbyr Tronrud Eiendom et glimrende eksempel på hvordan man kan navigere i teknologiens landskap med suksess.

Utforsk alle muligheter med Business NXT