Fem HR-tips for enklere ferieplanlegging

Og hvorfor kjennes det slik? Fordi du må håndtere de ansattes forventninger om ferie, og for mange bedrifter avholdes den ansattes ferie i en travel periode.

Så hvordan kan du håndtere ansattes ferie i høysesongen uten at det går på bekostning av driften? Her er våre fem enkle tips som kan gjøre ferieplanleggingen til en lek, og sørge for at ansatte og kolleger kan avvikle ferien slik de har forventet og gledet seg til.

Les mer: Fordelene ved å digitalisere lønnssystem og HR-rutiner.

1. Lag retningslinjer for ferieplanlegging i bedriften

For å håndtere forespørsler fra ansatte om avspasering og ferieplanlegging på riktig måte, må du ha tydelige retningslinjer for dette i bedriften din. Retningslinjene bør skissere hvordan avspaseringen skiller seg fra retningslinjene dere har for ferie. Her er noen spørsmål bedriften må ta stilling til ved utarbeidelse av retningslinjene for ferie- og avspasering:

• Hvilke dager (hvis noen) holder bedriften din stengt i løpet av året? Hvis bedriften din holder stengt på enkelte helligdager, så er det viktig at de ansatte kjenner til disse dagene. Ellers kan de unødvendig sende inn forespørsel om avspasering for dager de uansett ikke skal jobbe. Og det kan igjen føre til mye ekstra-arbeid på de som arbeider med HR håndteringen.
• Hvordan skal du godkjenne avspasering, fri og ferie? Skal det godkjennes av den ansattes leder, daglig leder i bedriften eller av HR ansvarlig? Den som skal være godkjenner, må gi tydelig informasjon til de ansatte om hvilke regler som gjelder.
• Hvor mange dager på rad kan en ansatt ta ferie eller avspasering? For å sikre at du har nok ansatte til å dekke bedriftens drift i løpet av ferietid- og helligdager, kan det hende du må innføre en begrensning for antall dager ansatte kan ta seg fri. Sørg for å ha en oversikt over hvilke stillinger som til enhver tid må være tilgjengelig på jobb, og gjør denne listen tilgjengelig for de ansatte.

Gratis guide: Alt du trenger å vite om ferie og feriepenger.

2. Sett en frist

Når du har ferdigstilt retningslinjene for ferieplanlegging og avspasering, kan du sette en frist for når den ansatte må sende inn forespørselen sin om fri. Selv om du bør tillate litt fleksibilitet, siden mange av oss ikke legger konkrete ferieplaner flere måneder i forveien, så vil en ferieplanlegger med tydelige frister hjelpe bedriften med å:

• Planlegge i forkant, for å unngå plutselig bemanningskrise.
• Koordinere ferieplaner.
• Unngå å stresse i siste liten for å finne erstatninger.

Selv om det ikke er en spesifikk dag som anbefales å settes som frist, bør du ideelt sett gi de ansatte to uker før en hvilken som helst høytid setter inn, for å fastsette timeplanen for driften. Når det gjelder planlegging opp mot avvikling av sommerferie, bør de ansatte kunne komme med sine forespørsler innen 4 uker før fellesferien begynner.

3. Prioritering av forespørsler

Du kommer garantert til å få mange forespørsler om avspasering når det nærmer seg en høytid. Så her må du være i forkant med å sette kriterier for hvilke forespørsler du skal prioritere. Her er de tre vanligste prioriteringspraksisene:

• Førstemann til mølla.
• Ansiennitet.
• La avdelingene bestemme.

Førstemann til mølla

Denne praksisen er veldig enkel: Den som sender inn sin søknad om fri først, får også vurderes å få fri først. Hvis noen velger å vente med å sende forespørselen sin om fri, og alle andre tar fri, så er det den ansatte som venter med å sende inn forespørselen som må jobbe. Dette gjør at alle får en like høy sjanse til å få fri, og hjelper lederne i bedriften til å vite hvor mange ansatte de kan regne med er på jobb i forkant av helligdagene.

Les mer: Slik lager du din HRM strategi.

Ansiennitet

Med denne praksisen til grunn får den ansatte som har vært ansatt lenger, første vurdering til å få fri, uavhengig av hvem som sendte inn forespørselen først. For eksempel, hvis to ansatte ber om fri på samme dag, vil den ansatte med lenger ansettelse få denne dagen fri. Dette kan være en måte å belønne ansatte for å holde seg hos bedriften din.

La avdelingene bestemme

Du kan også la hver avdeling selv bestemme hvem som skal ta fri hvilke dager. Denne praksisen viser at du stoler på at ledere og ansatte gjør jobben sin, og den lar dem finne et kompromiss slik at de blir enig seg imellom hvem som skal ha fri.

Hvilken praksis for ferieplanlegging skal du gå for?

Det finnes også ulemper med hver av praksisene vi har gått gjennom over. Det gjør at valget om en fast praksis for planlegging av ferie, ikke er like selvsagt.

Med førstemann-til-mølla prinsippet, kan noen ansatte glemme å spørre om fri før det er for sent. Dermed vil de kjenne som at de blir unødvendig straffet for en enkel forglemmelse.

Om du går for praksisen for ansiennitet, kan det bli vanskeligere å beholde nye ansatte dersom de aldri kan få de fridagene de ønsker. Og de kan raskt kjenne seg nedprioritert.

Ved å la avdelingene ta bestemmelsene selv, er det viktig at du sørger for at ledere og ansatte vet hvilke posisjoner som må fylles mens andre tar fri. Ellers kan virksomheten ende opp med hull, og konsekvensene for kundene deres kan bli store.

Til syvende og sist handler det om hvordan du skal prioritere forespørsler om å balansere behovene til virksomheten din med dine ansattes behov. Husk at glade, uthvilte ansatte også gir mer engasjerte og produktive ansatte.

Les mer: Fem grunner til hvorfor HR-verktøy er viktig.

4. Steng ned

Alternativt kan du vurdere å stenge ned driften i høytiden, og la alle ansatte nyte noen ekstra dager med fri sammen med venner og familie.

Avhengig av virksomhetens økonomiske situasjon, kan det hende du til og med kan tilby de ansatte betalt fri i dagene du holder stengt. Koordiner mellom HR administrering og lederteamet ditt om du kan stenge ned i ferien, og om du kan betale dine ansatte under en driftsstans.

5.   Tilby belønninger for arbeid

Når ansatte ikke får den ferien de ønsker, kan de kjenne seg motløse. For å veie opp for denne følelsen, bør du vurdere å tilby belønninger som gjør at det blir mer lukrativt å arbeide mens de andre ansatte er på ferie. For eksempel kan du tilby belønninger i form av:

• En feriebonus.
• Overtidsbetaling.
• En deilig servering av god mat under skiftet deres.

Uansett hva du gjør, så er det viktig at du sørger for at de ansatte føler seg verdsatt ved å jobbe i ferien.