Fra vrede til glede med Payrolls automatisering

Skybasert lønnssystem effektiviserer hverdagen

Bjørn Hope er leder for økonomi og HR i trafikkskolen Learn AS, hvor de bruker Payroll. Han har helt klare forventninger til et slikt system.

– Et lønnssystem skal bidra til at du ikke skal måtte tenke på en rekke prosesser for å komme i mål. Du skal ha et system som guider deg fra A til Å i en lønnskjøring, noe vi opplever at vi har fått. Payroll møter behov som for eksempel:

• Hvordan ansatte får dekket utlegg.
• Hvordan vi har kontroll på ferie.
• Hvordan vi får dekket opp fravær med egenmeldinger, syke barn, sykemeldinger.
• At du kan sende inntektsmeldinger på langtidssyke direkte fra systemet.

Les mer: Hele kundehistorien om Learn AS.

Endring innebærer alltid frustrasjon

Automatiseringen skal hjelpe deg i hverdagen. Den skal bidra til at du kan løse opp tid fra manuelle oppgaver slik at du kan bruke mer tid på kvalitetssjekk og andre viktigere oppgaver. Men det vil ikke si at en slik endring ikke innebærer mengder med frustrasjon.

– I retrospekt ser jeg at behovsavklaringen ikke var bra nok. Økonomisjef i Doka, Anne Jernsletten.

I Doka skulle økonomisjef, Anne Jernsletten, lose over 65 kollegaer i nytt lønnssystem. Det var ikke en sømløs overgang.

– Vi fikk oss noen overraskelser som skapte mer trøbbel enn nødvendig i overgangen. Det var en del manuell registrering som måtte til før systemet var oppe og gikk og det var vi ikke forberedt på. I retrospekt ser jeg at behovsavklaringen ikke var bra nok.

Allikevel ville hun aldri vurdert å gå tilbake til gammelt lønnssystem.

Gratis guide: Slik lykkes du med endringsprosesser i bedriften.

Etter vreden kommer gleden

–  Det gamle systemet innebar altfor mange manuelle prosesser. Det var dobbeltregistreringer, feilkilder og oppretting over en lav sko. De ansatte leverte alle timelister, utlegg og reiseregninger helt manuelt.

Hun forteller at det ikke bare er en stor fordel for den som har ansvar for lønn og utbetaling, men at automatiseringen også er gull for ansatte som skal føre utlegg, kjørebok og timer. Alt dette kan nemlig gjøres fra mobilappen.

– Det er utrolig mye tid å spare på å gå over til en elektronisk løsning! Et automatisert system handler om å fjerne risiko for at noe blir feil. Nå slipper vi feilkilder ved manuelle registreringer, og alt er lagret i mapper jeg har tilgjengelig døgnet rundt. Jeg må ikke inn på kontoret, inn i det skapet, inn i den permen, for å svare på et spørsmål fra en ansatt.

Automatikken åpner også opp for integrasjoner som gjør ellers kompliserte rapporteringer til en intuitiv og rask oppgave. I løpet av januar får Payroll integrasjonen, Equality Check, som enkelt lar deg rapportere på kravet om aktivitets- og redegjørelsesplikten.

– Jeg tror det var litt skummelt for enkelte ansatte å gå over til elektronisk lønnsslipp, men nå er alle fornøyde. De blir varslet på mobilen, og så har de den tilgjengelig over alt. Og det har jeg også. Det er helt fantastisk å endelig ha et skybasert lønnssystem. Regnskapsansvarlig Irma Kymante i HOLSHIP

Ingen tvil om at endringer i bedriften koster mye fra hver og én som tar del i den. Gevinsten vil være stor, men i startgropa er det vanskelig å se den klart da den ligger frem i tid.

Les mer: Hvorfor er digital endring vanskeligere på jobb enn privat?

Fordelene med automatiseringen i lønnssystemet Payroll

• Enklere etterbetaling som betyr at du kan legge inn den datoen som ny lønn skal gjelde fra. Deretter beregner og utbetaler systemet selv riktig etterbetaling.
• Ved hjelp av datostyring sørger systemet for at du alltid rapporterer riktig i a-meldingen.
• Lønnskjøringen er alltid oppdatert med det siste lønnsgrunnlaget slik at du kan kontrollere tallene.
• Gjennom integrasjoner kan du automatisk få inn inn lønnsgrunnlag fra andre systemer.
• A-melding sendes automatisk når du er ferdig med lønnskjøringer
• Lønnsslippene sendes automatisk på lønnsdato.
• Feriepenger og trekk for ferie beregnes basert på innstillinger og kommer automatisk med i lønnskjøringen.
• Du får mulighet til å involvere de ansatte gjennom bruk av selvbetjeningsløsninger på lønnsslipp, timer, ferie, fravær, reiser og utlegg. Da vil du kunne spare tid på lønnskjøringen.
• Ledere godkjenner oppgaver i app eller på web, og lønnskjøringen oppdateres automatisk med det som er godkjent.
• Automatisk beregnet lønn og overtid basert på ansattes inn- og utsjekk.
• Systemet er alltid oppdatert i henhold til lover og regler og hjelper bedriften din med å følge disse.
• Systemet håndterer sikkerhet og oppgraderinger slik at du ikke trenger å tenke på det.