Hvorfor er elektronisk reiseregning og utlegg så viktig?
Selv om verden i stor grad er digitalisert, så er det fremdeles mange som stiller spørsmål til hvordan elektronisk reiseregning fungerer, og hvorfor det er fornuftig å digitalisere prosessene rundt reiseregninger og utlegg.
Som leder for HRM-området møter jeg kunder med forskjellige utfordringer knyttet til lønn og HR hver eneste uke. Felles for alle er at de lurer på hvordan ulike løsninger fungerer i praksis – og hva fordelene er.
Norsk næringsliv kan spare 1,2 milliarder på elektronisk reiseregninger
16 millioner reiseregninger i året
Norske arbeidstakere fører hvert år over 16 millioner reiseregninger. Hvert eneste utlegg må fylles ut, papirkvitteringer må spares på, leveres til overordnet, leses og behandles – og alt må kontrolleres mot gjeldende lover og regler før de til slutt kan godkjennes og betales ut. Var det noen som sa tungvint – ja, kanskje til og med vrient?
Ikke lenger krav om original kvittering
Originalitetskravet for reise- og utleggsregninger ble opphevet 1. juli 2014. Det betyr at du ikke lenger trenger å spare på krøllete restaurantkvitteringer, eller skrive ut billetter du kun har tilgjengelig elektronisk. I dag holder det å legge ved bilde av kvitteringen eller en elektronisk kvittering.
Hvor mye kan du spare på elektroniske reiseregninger?
Regelendringen kom i kjølvannet av en utredning fra Norsk regnskapsstiftelse om forenklinger i regelverket for bokføring. Der ble det anslått at gevinsten ved digitalisering av reise- og utleggsregninger i norsk næringsliv lå på 1,2 milliarder kroner. Når ett utlegg tar 10 minutter å behandle, hvor mye tror du din bedrift kan spare?
Les mer: Utfylling av reiseregning – strenge og kompliserte krav
Hvorfor automatisere med elektroniske reiseregninger og utlegg?
Ta bort en byrde fra de ansatte
Det er få arbeidsoppgaver det klages så mye over som reiseregninger. Utfylling av reiseregninger blir av mange betraktet som en byrde, som utsettes så lenge som mulig. Alle slike oppgaver som henger over oss kan bidra til motløshet og dermed sette kjepper i hjulene for produktiviteten. Ved å automatisere disse prosessene vil store deler av byrden løftes bort fra de ansattes skuldre.
Få et mer nøyaktig kostnadsbilde
Resultatet av at mange arbeidstakere vegrer seg for å fylle ut reiseregninger og skjema for utgiftsrefusjon er at kostnadene ikke kostnadsføres når de oppstår. Alle utsettelser i oppføring av både inntekter og kostnader bidrar til at man får et unøyaktig bilde av selskapets økonomi. Ved å automatisere kan man kostnadsføre reisen når den oppstår.
Ingen papirkvitteringer på avveie
Mistede kvitteringer, krøllete kvitteringer og kvitteringer du ikke helt husker hva var for – vi har alle vært der. Det å ta vare på papirkvitteringer og bruke disse i utfylling av reiseregninger er en av årsakene til at utfylling av reiseregninger kan være frustrerende for de ansatte. Mister du papiret, ja da får du heller ikke tilbakebetalt beløpet.
Slipp å lese regelverk med lupe
Å fylle ut reiseregninger kan også være komplisert fordi du må holde seg oppdatert på gjeldende satser og stadige regelendringer. Dette resulterer ofte i mangelfulle eller feil utfylte reiseregninger. Ved en manuell prosess betyr dette en tidkrevende og ofte frustrerende prosess.
La oss si at en ansatt fyller ut reiseregning med feil og mangler, og leverer til lønnsansvarlig. Lønnsansvarlig gjennomgår reiseregninger og oppdager feil og mangler. Reiseregning leveres tilbake til medarbeider med beskjed om å fylle ut på nytt. Ved automatisering vil løsningen automatisk sørge for riktige satser, og den vil si ifra dersom opplysninger mangler.
Automatiske rutiner gir færre feil
Som nevnt i forrige punkt må reiseregningen leveres til lønnsansvarlig som må taste de samme tallene inn i sitt system. Ved feil eller mangler må lønningsansvarlig sende bilaget i retur. Ved å automatisere vil alle tall automatisk dukke opp i lønnssystemet – så sant reiseregningen er integrert mot lønnssystemet, noe vi anbefaler på det sterkeste. Lønnsansvarlig slipper dermed å måtte bruke tid på å punche data.
Hvordan velger du riktig løsning for elektroniske reiseregninger?
Vi er i en periode hvor mange norske bedrifter må effektiviseres betraktelig for å øke konkurransekraften sin. Å lukke øynene og vente på at «digitaliseringsmannen» skal gå videre til neste dør, hemmer den fremtidige lønnsomheten din. Det finnes mange løsninger som effektiviserer reiseregningsprosessen.
