Når er det best å bytte lønnssystem?

{{cta-1}}

Bytte av lønnssystem kan være en strategisk avgjørelse som forbedrer både effektiviteten og nøyaktigheten i bedriftens lønnskjøring.

Men når på året passer det egentlig best å bytte system? Dette spørsmålet oppstår naturlig nok ofte både hos lønnsansvarlige og ledere som ønsker en knirkefri overgang – uten unødvendig stress, og uten forstyrrelser i den daglige driften. La oss se nærmere på hva som lønner seg når dere vurderer overgang til en ny lønnsfunksjon.

Les mer: Forbered deg godt med de 10 viktigste grunnene til at du bør flytte til et skybasert lønnssystem.

Tidspunktet for bytte av lønnssystem trenger ikke være så vanskelig

En stor fordel med dagens skybaserte lønnssystemer er at overgangen kan gjøres enklere og mer fleksibel enn tidligere. Takket være a-meldingen trenger du bare å overføre spesifikke hittilverdier (som feriepengegrunnlag og elektronisk kommunikasjon). Det gjør prosessen mindre tidkrevende og reduserer behovet for manuell datainnsamling. Resultatet er en overgangsprosess som går mye raskere og smidigere enn før.

Les mer: Fordelene ved å digitalisere lønnssystem og HR-rutiner.

Unngå hektiske perioder som årsslutt

Selv om overgangen er enklere enn før, kan det være lurt å unngå hektiske perioder som årsskiftet når du vurderer å bytte lønnssystem. Desember og januar er ofte travle måneder med årsavslutninger og andre rapporteringsoppgaver. Et bytte i en slik periode kan være belastende både for lønnsansvarlige og resten av bedriften, som kan oppleve mer fravær og flere oppgaver knyttet til oppsummering av året.

Å planlegge overgangen når bedriften har større kapasitet og færre forstyrrelser, gir dere bedre mulighet til å vektlegge opplæring og tilpasning, slik at den nye lønnsfunksjonen kan tas i bruk uten stress.

Sommerhalvåret er et godt alternativ

Mange bedrifter opplever at sommerhalvåret er en god tid for systembytte, særlig etter ferietiden når de fleste ansatte er tilbake og klare for å lære nye prosesser. I en roligere periode kan lønnsansvarlige lettere bli kjent med systemet og teste funksjonalitetene uten tidspress. Denne innkjøringsfasen gir trygghet på at lønnsfunksjonen er oppdatert i henhold til lover og regler, slik at lønnskjøringen kan gjøres korrekt fra start.

Ved å få en god forståelse for den nye funksjonaliteten kan dere raskt ta i bruk automatiseringene som reduserer manuelt arbeid og minimerer feil. Dette frigjør tid og gir rom for å bruke mer tid på strategiske oppgaver i HR- og lønnsadministrasjonen.

Les mer: Slik kan du kartlegge lønnsnivå og sørge for at du rapporterer på aktivitets- og redegjørelsesplikten.

Planlegg godt, så vil overgangen gå smertefritt

Når tidspunktet for bytte er valgt, er grundige forberedelser og oppfølging nøkkelen til en vellykket overgang. Her er et eksempel på hvordan det kan gjøres:

• Først er det lurt å kartlegge bedriftens spesifikke behov, inkludert integrasjoner med andre systemer dere bruker, for å sikre at den nye lønnsfunksjonen passer perfekt til deres struktur. Du kan få en skreddersydd veiledning av Visma-partneren din, slik at alle trinn – fra innstillinger og ansattimport til oppsett av lønnsarter – håndteres effektivt og korrekt.
• Deretter vil brukerne settes opp i systemet slik at ansatte får direkte tilgang til lønnsslipper og eventuelle andre HR-funksjoner. Løsningen vår inneholder en rekke digitale læringsverktøy og interaktive guider som sikrer at lønnsansvarlige raskt blir trygge i den nye funksjonen. Det er også lagt til rette for in-app-veiledning og en kunnskapsdatabase besvarer spørsmål direkte i programmet.
• Sett av ekstra tid til den første lønnskjøringen, så dere får kontrollert at alt fungerer optimalt. God planlegging og bruk av støttemuligheter gjør at overgangen til den nye lønnsfunksjonen kan gjennomføres enkelt og uten stress – og sikrer at lønnsarbeidet blir enda mer effektivt i fremtiden.

Å bytte til en ny, skybasert lønnsfunksjon kan være en investering som effektiviserer prosessene og reduserer risikoen for feil i lønnskjøringen. Velg riktig tidspunkt for implementeringen, planlegg godt og bruk Visma-partneren deres, så er dere sikret en god overgang som skaper verdi både for lønnsansvarlige og for resten av bedriften.

{{cta-2}}