Ny lønnsmedarbeider? Dette er lover og regler du må vite om

Flere roller å forholde deg til

Du utfyller mange roller i bedriften din. Du skal blant annet:

• Sørge for at de ansatte får riktig lønn til rett tid.
• Beregne og innbetale korrekt forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.
• Gjennomføre og innbetale forskjellige trekk i lønn.
• Gi korrekte opplysninger om de ansattes arbeidsforhold til aa-registeret.
• Gi korrekte opplysninger om utbetalt lønn og godtgjørelse.

Dette ansvaret er tilknyttet flere lover og regler som du må kjenne innholdet til og forstå betydningen av.

Arbeidsmiljøloven

Arbeidsmiljøloven er en norsk lov som setter kravene til arbeidsmiljøet i Norge. Loven har som mål å fremme trygge og sunne arbeidsforhold for ansatte, og forebygge arbeidsulykker og sykdommer.

Arbeidsmiljøloven gjelder alle arbeidsplasser i Norge, uavhengig av bransje eller sektor. Den skisserer arbeidsgivernes og arbeidstakernes ansvar for å sikre et trygt og sunt arbeidsmiljø, inkludert tiltak for å forebygge ulykker, beskytte mot farlige stoffer og fysiske belastninger og forebygge psykososiale skader.

Loven fastsetter også regler for arbeidstid, pauser, overtid og permisjonsrettigheter, samt bestemmelser om arbeidstakeres rettigheter til å organisere og delta i helse- og sikkerhetsaktiviteter. Den fastsetter krav til opplæring og utdanning i helse- og sikkerhetsspørsmål for både arbeidsgivere og arbeidstakere.

Arbeidstilsynet har ansvar for å håndheve arbeidsmiljøloven og påse at arbeidsgivere følger dens bestemmelser. Manglende overholdelse av loven kan resultere i bøter eller rettslige skritt.

Les også: Fører du oversikt over arbeidstid?

Les også: Overtid eller mertid?

Les også: Reisetid = arbeidstid?

Ferieloven

Ferieloven regulerer arbeidsgivers plikter overfor arbeidstakere både med hensyn til feriefritid og feriepenger. Det er arbeidsgivers plikt å påse at ferie avvikles i tråd med ferielovens regler. Det er også arbeidsgivers ansvar å beregne korrekt grunnlag for feriepenger.

Les også: Regler for beregning og utbetaling av feriepenger

Les også: Senioruken og alt om ferie etter fylte 60 år

Folketrygdloven

Folketrygdloven gir arbeidstakere rett til sykepenger, foreldrepenger og andre ytelser fra NAV. Det er arbeidsgiverperioder hvor arbeidsgiver har plikt til å beregne og utbetale sykepenger. Arbeidstakere har også en rett til å bruke egenmelding ved sykdom når vilkår for det er oppfylt. Som arbeidsgiver skal du også sende skjema for inntektsmelding til NAV når arbeidstaker blir syk eller skal ha foreldrepenger.

Les også: Regler for beregning av sykepenger

Les også: Utbetaling av sykepenger i arbeidsgiverperioden

Les også: Rettigheter ved sykt barn eller barnepasser

Obligatorisk tjenestepensjon

Arbeidsgiver er pliktig til å ha en tjenestepensjonsordning for sine ansatte. Her skal det gjøres avtale med en pensjonsleverandør, og du må vite hva minstekravene til de ulike pensjonsordningene er.

Du bør kontakte din pensjonsleverandør hvis du har spørsmål.

Skatteregler

Hovedregelen i skatteloven er at “enhver fordel vunnet ved arbeid” er skattepliktig. Det betyr at alle ytelser som arbeidsgiver gir arbeidstakere er skattepliktig. Det finnes imidlertid unntak fra skatteplikten. Bilgodtgjørelse og diettgodtgjørelse er et av flere unntak. Det samme er også velferdstiltak, som for eksempel julebord og andre sosiale arrangement.

Les også: Kontantytelse – Hvordan velge riktig lønnsbeskrivelse?

Les også: Naturalytelser – skattepliktig eller ikke?

Les også: Bilgodtgjørelse (kjøregodtgjørelse): Satsene for 2024

Arbeidsgiver har opplysningsplikt

Arbeidsgiver har plikt til å gi opplysninger om arbeidstakere sitt arbeidsforhold til til aa-registeret. Det skjer via a-meldinger som sendes fra lønnssystemet. I tillegg skal lønn og ytelser som arbeidstakere får oppgis i a-meldinger. A-meldinger skal sendes minst en gang pr måned.

Les også: Skatteetaten – Veiledning til a-meldingen

Les også: Rapportering av permisjoner i a-meldingen

Opplysninger du sender via a-meldinger benyttes blant annet av:

• SSB til utarbeidelse av lønnsstatistikker
• NAV henter også opplysninger i forbindelse med arbeidstakeres ytelser fra NAV, som f.eks sykepenger og foreldrepenger
• Skatteetaten benytter opplysningene som du gir til skatteoppgjør
• Pensjonstilbyder får tilgang til opplysninger som gjelder OTP-innskuddspensjon
• Husbanken
• Statens lånekasse
• Utlendingsdirektoratet (UDI)
• Banker (ved søknad om lån)

Konsekvenser av å ikke følge regelverket

Hvis du ikke kjenner regelverket for hva du skal ta med som skattemessig fordel i ansattes lønn, kan skatteoppgjøret til de ansatte bli feil. Ved kontroll fra skatteetaten kan du som arbeidsgiver bli pålagt å innbetale den skatten du skulle ha trukket dine ansatte.

En annen konsekvens er at NAV ikke får korrekte opplysninger via a-meldinger som skal benyttes til å beregne grunnlag for sykepenger eller foreldrepenger.

Derfor er din rolle som lønnsmedarbeider en nøkkelrolle i bedriften, og gode kunnskaper om hvilke plikter dere har som arbeidsgiver er særdeles viktig. Med andre ord: Du har en av de viktigste rollene i din bedrift.