Skattefrie eller skattepliktige kostnader til hjemmekontoret?

Det er vanligvis to måter å dekke kostnader til hjemmekontor på.

• Hjemmekontor-godtgjørelse
• Arbeidsgiver leier et rom i boligen

Hjemmekontor-godtgjørelse

Når arbeidstaker har et rom i boligen som de kun bruker til hjemmekontor, kan arbeidsgiver utbetale en skattefri hjemmekontor-godtgjørelse. Den årlige summen er 2128 kroner, forskuddssats for 2024. Hvis den ansatte mottar mer enn dette, skal overskuddet skattemessig behandles som lønn.

Les mer: Reglene for hjemmekontor.

Arbeidsgiver leier et rom i boligen

Hvis arbeidsgiver leier et rom i boligen til den ansatte som kun skal brukes til hjemmekontor, kan det avtales leie på markedsmessige vilkår. Men har hjemmekontoret markedsverdi? Det kan være vanskelig å anslå.

Hvis hjemmekontoret er en integrert del av hjemmet (for eksempel en sokkel i en enebolig), vil det ha markedsverdi. Er kontoret derimot “et ledig” soverom, vil det neppe ha det.

Når kan arbeidsgiver skattefritt leie et rom i boligen til den ansatte?

• Det foreligger en skriftlig leieavtale
• Arbeidsgiveren har en eksklusiv disposisjonsrett til rommet i boligen
• Mengden arbeid som utføres i rommet står i forhold til leiekostnadene
• Rommet i boligen kan nås uten å gå gjennom rom som benyttes av arbeidstakeren til boligformål.
• Lokalene er markert utad, f.eks. ved skilt, oppføring i telefonkatalog, oppføring på arbeidsgivers/selskapets brevark eller internettsider.
• Lokalene er i bruk i vanlig arbeidstid og ikke bare ved overtidsarbeid
• Det er mer hensiktsmessig at den ansatte jobber hjemme på grunn av avstand til kontoret

En reell avtale om leie av et eller flere rom til hjemmekontor hos den ansatte skal ikke rapporteres i a-meldingen, og den er skattefri for den ansatte.

Les mer: Kan sjefen bestemme at du må ha hjemmekontor?

Utstyr til hjemmekontoret

Arbeidsgiver låner ut utstyr

Arbeidsgiver kan låne ut utstyr skattefritt til hjemmekontoret, så lenge hovedformålet er å bruke det til jobben. Eksempler her kan være skrivebord, kontorstol, skrivebordslampe, headset og så videre. Skattefritaket gjelder også «datautstyr» som datamaskin (stasjonær/bærbar/nettbrett), programvare og tilleggsutstyr som skriver eller skanner, tastatur og mus.

Viktig å påpeke: En stol eller skjerm spesielt egnet for “gaming eller underholdning” vil ikke gi skattefritak. Dette fordi hovedformålet vil trekke i retning av privat og ikke arbeid.

Her finner du Skatteetaten sin prinsipputtalelse om hjemmekontor og skatt.

Arbeidsgiver gir utstyr til den ansatte (den ansatte blir eier)

Kan arbeidsgiver gi bort utstyr (gratis og skattefritt? Her må arbeidsgiver vurdere om arbeidstakeren ville hatt fradragsrett hvis han eller hun hadde kjøpt det selv.

Hvis hovedformålet med utstyret er å bruke det i jobben, vil arbeidsgiver kunne dekke kostnaden skattefritt. Her må arbeidsgiver også vurdere:

• Prisen på utstyret
• Egnetheten for privat bruk
• Utstyrets beskaffenhet, for eksempel hvor vanlig det er å ha denne typen utstyr i private husholdninger eller om det er utstyr som typisk er arbeidsrelatert
• Antatt varighet og intensitet på bruk av utstyret i jobbsammenheng fremover
• Grunnen til at arbeidsgiver velger å gi bort utstyret, fremfor å låne det bort

Hvordan vurdere? Når arbeidstakeren for det meste bruker hjemmekontor, vil hovedformålet lettere være oppfylt. Det vil også kunne være oppfylt når arbeidstakeren har hjemmekontor jevnlig. Mer sporadisk hjemmearbeid vil trekke i retning av at arbeidet ikke kan anses som hovedformålet.

Les mer: Regler for hjemmekontor i utlandet.

Skattefri reise til kontoret

Når ansatte har hjemmekontor og i tillegg har fast kontorplass i arbeidsgivers lokaler, oppstår spørsmålet om de kan kreve å få utbetalt kjøregodtgjørelse eller dekket reisekostnader skattefritt de dagene de reiser til sitt ordinære arbeidssted.

Avtale

Om ansatte skal få dekket kjøring mellom hjem og kontorsted i slike tilfeller, er ikke regulert i lov eller forskrift. Det følger av avtaler i bedriften, enten tariffavtale, bedriftsinterne avtaler eller i ansatt sin arbeidsavtale.

Skattefrie eller skattepliktige kostnader til hjemmekontoret?

Ifølge Skatteetatens “Skatte-ABC” anses fast arbeidssted som:

“Sted hvor skattyter normalt utfører sitt arbeid. Har skattyter flere arbeidssteder i samme arbeidsforhold, anses han normalt å utføre sitt arbeid på det stedet hvor han tilbringer det meste av arbeidstiden i en kalendermåned”

Har den ansatte flere dager på hjemmekontoret enn på arbeidsplassen, vil hjemmekontoret være et “fast arbeidssted” og arbeidsplassen være et “ikke-fast arbeidssted”. Reisene klassifiseres dermed som yrkesreiser. Dekning av kostnader til yrkesreiser er skattefrie.

Vilkår for trekkfri utbetaling av bilgodtgjørelse ved yrkesreiser:

• Inntil kr 3,50 pr km
• Reiseregning som minst inneholder følgende:
• arbeidstakerens navn og adresse og underskrift,
• dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise,
• formålet med reisen,
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på,
• fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer,
• totalt utkjørt distanse i forbindelse med yrkes- eller tjenestereise, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram, og
• navn på passasjer det kreves passasjertillegg for.
• I tillegg kan kostnader til passering av bom og parkering dekkes trekkfritt

Vilkår for trekkfri refusjon ved yrkesreiser

• Opplysninger om formålet med utgiftsdekningen og navnet på arbeidstakeren skal fremgå av bilaget eller av vedlegg til dette. Ved refusjon av reiseutgifter skal det også fremgå hvem utgiftene omfatter, og hvilke arrangementer den reisende har deltatt på.
• Som utgangspunkt skal billetter eller kvittering leveres for at refusjonen skal være trekkfri. Kostnader til kollektivtransport kan dekkes trekkfritt når det av reiseregningen fremgår hvilket transportmiddel som er benyttet og billettpris på strekningen.