Slik håndterer du HR-saker på kontoret

Selv med et moderne håndtering av HR-saker, er retningslinjer og regler fortsatt en av hovedårsakene til at HR eksisterer. Human resource har et dobbelt beskyttelsesformål. Det ene er å overholde retningslinjene, som bidrar til å beskytte ansatte mot skade på jobben. Det andre er å beskytte virksomheten ved å overholde retningslinjene og lovverket overfor arbeidstakere.

Når ansatte vet at arbeidsgiveren deres prioriterer sikkerhet på arbeidsplassen, bidrar det til en sunn arbeidsplass med fokus på fysisk helse, mental helse, økonomisk helse og kulturell utvikling.

Les mer: Fordelene ved å digitalisere lønnssystem og HR-rutiner.

Iverksett HR tiltak!

Klager og konflikter mellom ansatte bør tas på ramme alvor, og løses så raskt som mulig. I stedet for å plassere de to ansatte som har en konflikt i et rom sammen for å løse konflikten på egenhånd, bør du heller følge disse stegene:

• Utvikle en plan for å håndtere konflikter på arbeidsplassen og kommuniser den til dine ansatte.
• Når noen sender inn en klage eller du oppdager at det har oppstått en konflikt; utfør en undersøkelse av hendelsen så snart som mulig.
• Snakk med de involverte personene i en privat setting.
• Avhengig av alvorlighetsgraden og arten av konflikten, ta en avgjørelse eller få alle til å bli enige om hva som er neste steg.
• Skriv en rapport og undersøk virksomhetens retningslinjer for medvirkende faktorer.
• En annen gylden regel for konfliktløsning av HR saker er at du forholder deg nøytral. Du vil ikke kunne ta en rettferdig avgjørelse, eller bli oppfattet som en pålitelig mekler hvis du er for nært involvert med personen eller personene konflikten gjelder. Her vil løsningen derfor være å få inn noen som kan forholde seg nøytralt til saken. Enten det er en annen i Human Resource Management, eller en ekstern konsulent.
• Nøkkelen til konfliktløsning er å faktisk løse konflikten, ikke bare ignorere den. Til syvende og sist bør du jobbe sammen med ledelsen for å skape den type arbeidsplass som inviterer til åpenhet slik at ansatte føler seg trygge når de kommer til deg med sine bekymringer.

Les mer: Ny HR-løsning i lønnssystemet Payroll.

Ha retningslinjer for relasjoner på kontoret

Med gode retningslinjer og tydelige rammer, samt åpenhet, skal det i utgangspunktet være problemfritt å ha relasjoner på arbeidsplassen. I Norge er det ingen lover eller regler som sier noe om relasjoner på kontoret. Men hver enkelt virksomhet står likevel fritt til å innføre egne retningslinjer om slike forhold. For å unngå at det skjer konflikter i forbindelse med ulike romantiske relasjoner mellom kollegaer, kan det være lurt å ha følgende rammer på arbeidsplassen:

Unngå at relasjonen blir et forhold som angår hele kontoret, ved å invitere de ansatte til å være åpne om forholdet sitt. Og be dem ta eventuelle private diskusjoner utenfor lunsjbordet. Når det oppstår relasjon mellom to medarbeidere hvorav en er leder, og en annen er underordnet denne, bør det allerede være på plass retningslinjer for hvordan en slik relasjon ikke skal påvirke de andre ansatte når det kommer til favorisering og andre påvirkende faktorer.

Ha tydelige retningslinjer for trakassering, slik at alle ansatte kan føle seg trygge på arbeidsplassen. For selv om uskyldig flørting er tillatt, bør det likevel være en tydelig benevning for hvor grensen går til det som er sjikane.

Les mer: Slik lager du din HRM-strategi.

Engasjer og involver de ansatte

Selv om HR alene ikke kan endre en bedriftskultur, eller være de som engasjerer de ansatte på daglig basis, kan vi alle bidra til å bli en mer engasjert arbeidsgjeng:

• Når du går gjennom onboarding-prosessen med nyansatte, husk å inkluder virksomhetens verdier i omvisningen. Dette vil lære opp de ansatte til å bry seg om det bedriften din bryr seg om.
• Gi ansatte muligheter til å utvikle seg innad i bedriften. Enten det er et kurs, en medarbeiderutviklingsplan, konsulent-timer el.l., så kan Human Resource bidra til å bygge en virksomhet med fokus på vekst ved å tilby ressurser og strategier for læring på arbeidsplassen.
• Oppmuntre de ansatte til å ha en åpen dialog med både ansatte og ledere. HR kan ikke tvinge ledelsen til å være mer åpne, men de kan jobbe med bedriftens lederteam for å vise dem viktigheten av å skape en åpenhetskultur på kontoret.
• Sørg for å forstå hvorfor folk slutter. Bruk det som et øyeblikk til å lære mer om organisasjonen din, dens kultur og hva du kan gjøre for å forbedre den.

Finn en god sjef

Dårlige sjefer gjør det ikke bare vanskelig for ansatte å være på jobb, de er også en av hovedårsakene til at folk forlater en jobb. Forskning viser at nesten halvparten av alle ansatte, har forlatt en jobb på grunn av en sjef. Så hvordan skal HR håndtere en dårlig sjef?.

• Ikke ansett en dårlig sjef i utgangspunktet.
• Society for Human Resource Management (SHRM) anbefaler at det utføres en grundig screening av lederkandidater for å unngå å skape en dårlig situasjon på arbeidsplassen.
• Sjekk CV-en til de som skal på intervju som fremtidig sjef: Har de hatt mange lederjobber, men med korte ansettelser? Det kan tyde på at de ikke har en god evne til å komme overens med kolleger.
• Still åpne spørsmål om ledelsesstilen deres under intervjuprosessen. Da kan du skille ut individer fra de som kun ønsker jobben for egen vinning.
• Sjekk alltid ut referansene deres. Enhver negativ tilbakemelding er et rødt flagg.

Opplæring og kursing av ledere

Å administrere mennesker er ikke en evne som er medfødt. Det er en evne som må opparbeides og læres. Bare fordi noen er gode i jobben sin, betyr ikke det at de vil være gode til å håndtere en hel avdeling.

Sørg for at nye sjefer og ledere får innledende opplæring. Ha også et opplegg for kursing av lederegenskapene, slik at ledere som ikke presterer like bra får en mulighet til å gjøre noe med det. Kostnaden for ekstra opplæring og kursing kommer til å være mye mindre enn kostnaden for en dårlig sjef.

Les mer: Fem grunner til hvorfor HR-verktøy er viktig.

HR-system som gir oversikt over nøkkeldata og HR-saker

Om du har pågående personalsaker, vil Dotties HR-verktøy gi deg komplett oversikt til enhver tid. Sykefravær kan registreres, og med verktøyet for sjekklister kan du delegere oppgaver og følge med på saker.