Hvordan oppnå og utnytte effektiviseringsgevinster i et regnskapsbyrå?
Og når byrået ditt blir mer effektivt, vil verdien i leveransen til kundene dine øke. Høyere effektivitet betyr spart tid. Men for at økt effektivitet skal være positivt for regnskapsbyrået, må byrået også tørre å ta betalt for den ekstra verdien som leveres til kunden. Så, hvordan skal regnskapsbyrået få mest ut av den dyrebare effektiviseringsgevinsten dere sitter igjen med ved hjelp av ny teknologi?
Hva er effektiviseringsgevinst?
Når du investerer, vil du ha noe tilbake. Effektiviseringsgevinst er en form for avkastning ved investering i ny teknologi. Når effektiviteten går opp, gir det byrået muligheten til å ta på seg mer arbeid. Det kan enten være ved å betjene flere kunder, eller tilby flere tjenester til eksisterende kunder. Ettersom det er tidkrevende å få nye kunder, og komplekst å utvikle nye forretningsområder, er det så viktig at byrået ditt klarer å sitte igjen med deler av effektiviseringsgevinsten. Det er nemlig smart utnyttelse av gevinsten som vil gi deg rom og ressurser til å utvikle byrået i takt med teknologien.
Et tydelig eksempel på ny teknologi som har bidratt til økt effektivitet var innføringen av OCR-giro. For regnskapsbyråene skapte dette en enorm mulighet for å innhente effektiviseringsgevinster. Betalinger med KID-nummer reduserte jobben til regnskapsførerne betraktelig. Der alle innbetalinger tidligere måtte føres manuelt mot kundefaktura for å få en oppdatert kundereskontro, gikk det automatisk med OCR. Naturlig nok førte dette til mange timer spart for regnskapsførerne. Men hvem var det som egentlig satt igjen med den største effektivitetsgevinsten? Det var faktisk kunden. Kundene har både fått levert økt verdi som følge av et oftere oppdatert regnskap, men også lavere faktura som følge av tidsbesparelsen.
Det mange regnskapsbyråer glemte i denne perioden var å ta betalt for den tiden det faktisk tok å lære hvordan OCR-giro fungerer og oppsettet av alle avtalene – altså tiden det tok å tilpasse seg denne nye måten å få betalt på.
Les mer: Hvorfor bør ditt byrå ta i bruk skybasert rapporteringsverktøy?
Hvordan oppnår du effektiviseringsgevinsten?
For at regnskapsbyrået skal kunne sitte igjen med større deler av effektiviseringsgevinsten må andre prismodeller enn timepris vurderes. Fastpriser og volumpriser er eksempler på prismodeller som tilrettelegger for varierte leveranser. En av fordelene med disse modellene er at både du og kunden løsriver dere fra tidsbruk i avtalene, og heller avtaler pris etter verdien av tjenesten du leverer. Disse prismodellene er både mer forutsigbare for begge parter, og mindre gjenstand for diskusjon enn medgått tid.
Slik kan effektivtetsgevinsten prises inn i oppdraget, ved at den forbedringen som skjer i oppdraget og som da gir byrået en effektiviseringsgevinst, gir kunde gevinst i form av tjenester av høyere kvalitet leveres.
Les mer: På tide å prise regnskapsjobben riktig?
Fordeling av effektiviseringsgevinsten med kunden?
Bør effektiviseringsgevinsten deles med kunden, og i tilfellet hvordan?
Det er ingen fasit. Byrået kan sitte igjen med hele gevinsten, så lenge kunden mener verdien som leveres er tilsvarende, men det er også mulig å dele gevinsten med kunden.
I tilfellet med OCR, opplevde nok de aller fleste kunder at verdien av leveransen økte. De fikk en hyppigere oversikt over hvilke fakturaer som var betalt og ikke, samtidig som prisen på oppdraget gikk ned.
Med priser som gjør at byrået sitter igjen med deler av effektiviseringsgevinsten så er det plutselig ressurser tilgjengelig, i form av tid og økonomi. Disse ressursene kan brukes til å for eksempel drive aktivt med salg, prosessforbedringer og rekruttering.
Ved å beholde effektivitetsgevinsten, vil noen av fordelene med, og inntjeningen av den opptjente tiden vunnet fra ny teknologi tilfalle byrået. Hvorfor skal du ellers investere i ny teknologi dersom det kun betyr reduserte inntekter? Og hvordan skal du ellers ha mulighet til å forbedre driften i byrået ditt videre om du hele tiden reduserer inntekten din mens du gjør det?
Teknologiutviklingen går raskt, og den vil gå raskere og raskere. Hyppige forbedringer i teknologi gjør det viktigere enn noen gang for deg og regnskapsbyrået ditt å være bevisst på hvordan tiden deres skal forvaltes med tidsgevinsten ny teknologi bidrar til. Uten en plan, vil fordelene du vinner på investering i ny teknologi kun gagne kundene dine. Byrået, som fakturerer for medgått tid, blir sittende igjen med synkende omsetning. Alt ligger dog til rette for at du kan snu dette til en vinn-vinn situasjon.
