Lønnssystemet var perfekt match for regnskapsbyrået
Payroll går som hånd i hanske med regnskapsbyrå. Det synes Merkantil Service. Fornøyde kunder og nye forretningsmuligheter er bare noen av fordelene med overgangen til nettbasert lønnssystem.
– Du kommer ikke noe sted i denne bransjen hvis ikke du lytter til kundene dine, dine ansatte og synes endring er spennende og gøy!
Farrah Løvdahl er operativ leder i Merkantil Service. Etter å ha jobbet i de største revisjons- og regnskapshusene, trodde hun at hun skulle inn for å rydde opp i et 50 år gammelt regnskapsbyrå som hang etter utviklingen i bransjen, en såkalt elefant. Der tok hun grundig feil.
– Sjefen min på 68 år var raskere enn meg. Og arbeidsstaben bestod av ansatte som var sultne på utfordringer og spennende systemer. Og da må vi sørge for at utfordringene vi har og systemene vi bruker er mat nok. Du kommer ikke noe sted i denne bransjen hvis ikke du lytter til kundene dine, dine ansatte og synes endring er spennende og gøy!
Om Merkantil Service
Merkantil Service AS er Sørlandets ledende regnskapsbyrå. De er en høykompetansebedrift med hovedkontor i Kristiansand og avdelingskontorer i Sørlandsparken, Søgne, Vennesla, Evje, Rysstad og Hovden.
Fleksibiliteten et regnskapsbyrå behøver
Farrah tenker at mange i bransjen er kritiske til nye skyprodukter fordi noen føler det er for prematurt.
– Min mening er at de er redde for å satse på noe som krever endring. Så lenge de fortsetter å bruke de tradisjonelle systemene, tror de at de kan jobbe som før. Men dette er en falsk trygghet. De gamle systemene er ikke bygget for fremtiden, og fremtiden er rett rundt hjørnet.
– Payroll endrer seg raskere enn de tradisjonelle systemene. Men det er bra! Vi slipper tunge programmeringer og installeringer. Når små endringer kommer løpende, gjør vi bare små justeringer på måten vi jobber på. Alt et skysystem krever, er at vi som brukere er fleksible og åpne for nye muligheter.
– Før i tiden kom systemene mer ferdigpakket, der bedriften skulle passe inn i systemet. Nå er det systemet som skal tilpasses bedriften, og da må det være fleksibelt og ha bred funksjonalitet.
Om Payroll
Payroll er lønnssystemet som er rigget for den moderne verden, som imøtekommer dagens kundekrav og behov på helt ny måte. Som ERP-uavhengig applikasjon kan du bruke Payroll på alle kunder i ulike regnskapssystemer.
Lønnssystemet imøtekommer avanserte kundebehov
Det tidligere lønnssystemet til Merkantil Service var for så vidt også skybasert. Utfordringen lå i kompleksiteten, eller rettere sagt, mangelen på den.
– Det gamle systemet var ikke godt nok for mer kompliserte lønnskunder. Før i tiden kom systemene mer ferdigpakket, der bedriften skulle passe inn i systemet. Nå er det systemet som skal tilpasses bedriften, og da må det være fleksibelt og ha bred funksjonalitet.
Merkantil Service har et bredt spekter av kunder med ulike behov. I tillegg har de opparbeidet et eget team av lønnseksperter - spesialister på lønnsfaget.
– Det var et lønnssystem teamet etterspurte for de kundene som var mer avansert: Payroll Byrå var et system som kunne brukes uavhengig av erp-system og som kunne takle store kunder, ulike behov og store transaksjonsmengder.
I tillegg til å begynne prosessen med å bytte lønnssystem, ansatte de en dyktig person med bred IT-bakgrunn og med ekspertise på å forbedre prosesser digitalt. På den måten kunne de vært mer skikket for valget av system for mer avanserte lønnsoppdrag.
– For vår del var ildprøven at fagansvarlig testet om systemet er kvalitativt på topp og fungerer. Kravene hun stiller er såpass høye, at når hun sier “go”, kan vi stole på det og lene oss tilbake.
Lær mer i guiden: 10 av de største fordelene med et skybasert lønnssystem – for regnskapsbyrå
– Så lenge de fortsetter å bruke de tradisjonelle systemene, tror de at de kan jobbe som før. Men dette er en falsk trygghet.
Payroll gir nye forretningsmuligheter
Det nye lønnssystemet gjør også at Merkantil Service kan gripe business-muligheter utover de klassiske regnskapstjenestene.
– Vi har et eget implementeringsteam som onboarder alle kundene våre på nye systemer. Nå har vi lyst til å tilby dette til selskaper som ønsker å ha det in-house. Da kan vi sette opp systemene for dem og samtidig fungere som en rådgiver og samarbeidspartner, og hjelpe dem med rutinene rundt.
Med kunder som vokser i rekordfart, er Merkantil Service avhengig av å henge med i svingene.
– Beslutninger tas fort og da må systemene svare. De ansatte føler seg trygge ved å ha sertifiseringen i ryggen og kundene føler seg ivaretatt når de tar kontakt med oss og får svar når de trenger dem. Nå føler vi at vi har verktøyene og styrken på plass.
De ansatte er nøkkelen til suksess
Farrah har lang erfaring fra bransjen, og har særlig et viktig budskap basert på egne erfaringer.
– Skal du bygge et godt og fremoverlent selskap, må de ansatte bli hørt og være med å forme arbeidsplassen og hvordan den fungerer. De ansatte vi får inn er høyt utdannede med mastergrader innenfor økonomi. De er sultne og bygger stadig kompetanse og da må arbeidsgiveren gi dem mat.
I bransjen ser vi at dyktige ansatte leker stolleken. De finner seg ikke til rette. I mindre fremoverlente regnskapsbyråer er det er høy arbeidsbelastning og selskapet de jobber i følger ikke med endringene som tvinger seg frem. Da forsvinner dyktige mennesker fort ut døren.
– Hos oss ser vi en helt annen driv hos de ansatte som får holde på med det de synes er gøy, og da spiller verktøyene de jobber i en avgjørende rolle. Nå er vi rigget for nettopp det, i tillegg til at Merkantil Service går så det suser!
– Visma.net Payroll endrer seg raskere enn de tradisjonelle systemene. Men det er bra! Vi slipper tunge programmeringer og installeringer. Når små endringer kommer løpende, gjør vi bare små justeringer på måten vi jobber på.