En nødvendig overgang: Fra Huldt & Lillevik til Payroll

Gradvis migrasjon med en klar plan

TMF Group valgte å migrere kundene til det nye lønnssystemet gradvis. De startet med de enkleste kundene, og fortsatte videre med de mer komplekse kundene etter hvert. Dette tillot dem å bli kjent med systemet, og de hadde tid til å lære og tilpasse seg, samtidig som de var godt i gang med migrasjon av flere kunder.  

– For oss har det vært en fornuftig strategi å starte med de mindre og enklere kundene først. Vi valgte å vente med de mer komplekse kundene, for å gi oss selv muligheten til å bli kjent med systemet, i tillegg til at vi har hatt bedre tid til de kundene som er litt mer komplekse og derav tar lengre tid å migrere.

Totalt sett har TMF Group migrert kunder jevnt og trutt gjennom 5 måneder, og kan anbefale fremgangsmåten videre til andre som nå blir nødt til å finne et system som erstatter Huldt og Lillevik. Bjørg Marie har en tydelig oppfordring til andre regnskapsbyråer: Det er bare å hive seg ut i det, men gjør det med en tydelig plan.

– Ha en plan på hvem som skal flyttes når, og hvem som gjør hva. Verre er det ikke. Men det er essensielt å kartlegge behov og gjøre en grundig analyse i forkant. Så raskt det er avklart er det bare å sette i gang. Ikke vent for lenge – det skaper bare stress på slutten. 

Bjørg Marie er også fornøyd med migrasjonsverktøyet hos Visma Software, den såkalte Flyttefabrikken.

– Flyttefabrikken har vært super, og det har gått veldig fort. Vi hadde et rush hvor vi overførte så å si alle kunder, bortsett fra noen få som vi er nødt til å vente med på grunn av funksjonalitet. Etter kun et par dager fikk vi beskjed om at alt var klart og at vi bare kunne sette i gang. Noe smårusk må gjøres, men i det store og hele har det gått greit, forteller hun fornøyd.

Digital opplæring og veiledning

Et nytt system krever opplæring og Bjørg Marie legger ikke skjul på sin begeistring for at Visma Software tilbyr et læringsunivers med alt fra en nær inngang til support, til veiledning og kontaktpunkter direkte inne i systemet.

– Visma Learning Universe er fantastisk! Vi har tilgang til et stort utvalg av videoer som vi kan se for å lære oss Payroll. Vi kan også få guiding samtidig som vi sitter og jobber i systemet. Det bruker vi mye, og det er veldig bra, altså! 

Bjørg Marie er selv en stødig Payroll-bruker, og er den som kjenner systemet best.

– Jeg har jobbet med Payroll i vel ett år, og kan det derfor ganske godt. Det var definitivt en fordel at vi var én som kunne systemet da vi skulle sette i gang med migrasjon av kunder, forteller hun en smule lettet.

Som alle andre tjenesteytende virksomheter er det ikke alle kunder som setter pris på endring, men det håndterer Bjørg Marie og teamet hennes på strak arm. 

– Det er alltid noen kunder som ikke vil bytte lønnssystem, men de kan ikke velge. Vi bytter ikke bare for å bytte, for å si det sånn, understreker hun.

Alt i alt opplever Bjørg Marie at noe av det beste med Payroll er at det er såpass intuitivt at hun og de andre lønnsmedarbeiderne klarer å finne ut av det meste på egen hånd. 

– Payroll er veldig intuitivt. Vi klarer det meste uten masse opplæring, selv om vi har alle muligheter tilgjengelig. Alt gjøres steg for steg, og hvis du gjør noe feil så får du opp en feilmelding og et varsel som gjør at du ikke kommer videre, før du har rettet opp feilen. 

En trygg og effektiv fremtid med Payroll

Bjørg Marie understreker at de har brukt det siste året på å flytte kundene sine over til et nytt system. Mulighetene som ligger i effektivisering av lønnsprosessene vil de trolig kjenne mer på og vurdere nærmere i året som kommer. Dette har også en tett sammenheng med at majoriteten av TMF sine kunder er globale, og er derfor ikke integrert med for eksempel norske banker.

– I år har vi fokusert på å flytte kundene. Når vi har alle kunder på plass så vil vi se at mange prosesser blir effektivisert etter hvert. Vi jobber med å importere fravær, variabler og sånne ting, og det vil effektivisere en god del på sikt, forteller Bjørg Marie.

Dog ble den umiddelbare forskjellen mellom Huldt & Lillevik avdekket raskt. 

– Huldt & Lillevik er et gammelt system, og det er stor forskjell fra å gå til Payroll som et mer oppdatert og visuelt tiltalende verktøy. 

Da TMF Group har mange globale kunder merker de at Payroll er et system som er utviklet for norske bedrifter, og norske regnskapsbyråer med norske klienter, men de stiller seg positive til at det er noe funksjonalitet som kommer på plass etter hvert, som gjør at systemet også passer for deres kunder. 

– Hvis vi kunne bygd rapporter selv så kunne vi ha løst mye på egen hånd. 

Arbeidsavgiveravgiften er et eksempel på avsetninger som ikke er synlig, og da ser vi heller ikke hvor mye arbeidsgiveravgift som er satt av per ansatt. Det krever våre globale kunder. 

Payroll er et norsk lønnssystem og det er derfor et system som er tilpasset for norske bedrifter, men TMF Group har troen på at mer funksjonalitet vil komme på plass som også gjør det enklere for de som har kunder fra andre land. 

– Det er mange lønnssystemer der ute og alle har sine fordeler og bakdeler, men det gjelder å ta et valg og vi er fornøyde med Payroll, avslutter Bjørg Marie.

Slik er overgangen fra Huldt & Lillevik til Payroll – se gratis webinar →